Puoi mantenere Microsoft Outlook più sicuro?

Se come molti in tutto il mondo utilizzi Microsoft Outlook per inviare e ricevere e-mail personali o aziendali, ti starai chiedendo se è possibile fare di più per proteggere il tuo account. Le e-mail possono contenere molte informazioni riservate, quindi è naturale voler comprendere le funzionalità di privacy e sicurezza integrate in Outlook. Se al momento non stai utilizzando tutte queste funzionalità, il tuo account email potrebbe non essere così sicuro come potrebbe essere. Fortunatamente, questa guida è qui per aiutarti.


Email di Microsoft Outlook

Di seguito, ti guideremo attraverso tutte le impostazioni più importanti necessarie per puntellare Outlook. Spiegheremo anche come iniziare a inviare e-mail con una crittografia avanzata per garantire che i tuoi dati siano protetti da ficcanaso e hacker.

Imposta una password per proteggere i tuoi file di dati di Outlook

Sia che utilizzi una versione autonoma di Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) o Outlook su Office 365, la prima cosa da fare è impostare una password per i tuoi file di dati di Outlook (.pst). Ciò garantirà che i tuoi dati personali non siano accessibili se qualcun altro utilizza il tuo computer o tenta di accedere a Outlook mentre sei lontano da una tastiera.

Non appena viene impostata una password, ti verrà richiesta la password sia all'avvio di Outlook che all'apertura di un file .pst.

  1. Apri Outlook e fai clic su file scheda nella parte superiore sinistra della finestra
  2. Clicca su Impostazioni dell 'account > Impostazioni dell 'account

    impostazioni dell'account microsoft

  3. Selezionare la scheda File di dati ed evidenziare il file di dati di Outlook (.pst) che si desidera proteggere con password. Su Office 365 vedrai vari tipi di file di dati di Outlook (file .pst) inclusi un file di archivio e un file di posta in arrivo. Vuoi proteggere con password il file di dati inbox (inbox.pst) - quindi fai doppio clic su quello.
  4. Clicca su Cambia la password

    cambia la password nelle cartelle personali

  5. Ora inserisci una password nel Nuova password e Verifica la password scatole. La password deve essere robusta, quindi assicurati che sia una combinazione di caratteri maiuscoli e minuscoli, numeri e simboli.
  6. Clic ok e la password verrà impostata.

Ricorda che se dimentichi la password, verrai bloccato fuori dal tuo file di dati di Outlook. Microsoft non è in grado di recuperare password o account persi. Quindi devi assicurarti di ricordare la tua password o di averla salvata in un gestore password sicuro.

Scegli una password sicura

Non importa se si sta selezionando una password per accedere a Office 365 o per un file di dati di Outlook, è fondamentale selezionare una password sicura.

Ricorda che se stai utilizzando Outlook al lavoro o a scuola, è possibile che tu sia su un server Exchange Microsoft. In questo caso dovrai parlare con l'amministratore di sistema locale per impostare una password.

Ogni password che usi (per ogni account online che possiedi) dovrebbe essere unica. Ciò impedirà agli hacker di accedere a un account secondario nel caso in cui uno venga penetrato. Le password complesse devono includere caratteri, numeri e simboli superiori e inferiori.

Più lunga è la password, più sicura sarà. Per questo motivo, è consigliabile utilizzare un gestore di password per proteggere Outlook (e tutti gli altri account) con password univoche efficaci. Non scegliere mai password ovvie come compleanni, nomi di animali domestici e altre informazioni che potrebbero essere indovinate.

Inoltre, non lasciare mai la tua password in giro da qualche parte dove è facile da individuare. Una password su una nota di post-it bloccata sul monitor del tuo computer può essere comoda, ma offre anche a chiunque abbia accesso al tuo PC un facile accesso al tuo account.

Impostazione Autenticazione a doppio fattore

Se si è passati all'utilizzo di Outlook su Office 365, si consiglia di configurare l'autenticazione a doppio fattore (2FA). Ciò aumenterà la sicurezza del tuo account Office 365 e proteggerà tutte le tue e-mail.

L'uso della versione online di Outlook di Office 365 significa che la password e il metodo 2FA sono sempre necessari per accedere. Tuttavia, vale la pena notare che se si lascia il client Web connesso, qualcuno potrebbe accedere alle e-mail quando non si è lontani da il tuo computer. Per questo motivo, è importante assicurarsi di disconnettersi regolarmente.

Rendi gli oggetti privati

Chiunque utilizzi Outlook su un server Exchange può scegliere di rendere privati ​​gli elementi quando vengono creati. Quando si rende un articolo privato, altri utenti sul server Exchange non possono accedere a dettagli specifici per quell'elemento.

Per rendere gli elementi privati, fai clic sulla casella di controllo privata accanto agli elementi quando li crei. Ricorda che altri utenti con l'autorizzazione ad accedere alle tue cartelle saranno in grado di aprire elementi a meno che tu non gli neghi specificamente l'accesso.

Pertanto, per garantire che gli articoli siano mantenuti privati, è necessario scegliere Opzioni nel Menu degli strumenti e fare clic su I delegati scheda. Ora seleziona un utente e fai clic permessi per deselezionare il Il delegato può vedere i miei oggetti privati casella di controllo. Dovrai revocare l'accesso per ogni singolo utente.

Proteggi le tue cartelle

La protezione con password di singole cartelle è un modo eccellente per impedire a chiunque di accedere ai tuoi dati privati. Questo può essere cruciale in un ufficio affollato in cui le persone sono libere di camminare inosservate in una scrivania. Per impostare una password per le tue cartelle personali:

  1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella di livello superiore, normalmente viene chiamata Cartella personale
  2. Selezionare Proprietà per le cartelle personali
  3. Mentre sul Generale fare clic sulla scheda Avanzate
  4. Clic Cambia password e inserisci una password sicura in entrambi i campi

Selezione Salva questa password nell'elenco delle password consentirà a un hacker (o ficcanaso collega, familiare o coinquilino) di aggirare facilmente questa protezione con password. Quindi, non fare clic su questo e assicurarsi invece di ricordare la password o memorizzarla in un gestore password sicuro.

Vale la pena notare che non è possibile proteggere con password singole sottocartelle. Puoi proteggere con password tutto dalla cartella di livello superiore.

Aggiorna Outlook

Nuove vulnerabilità per browser e software vengono scoperte regolarmente. Per questo motivo, è importante aggiornare regolarmente la versione di Outlook, il browser e il sistema operativo.

Mantenere il sistema aggiornato con le patch di sicurezza più recenti per Windows Defender, oltre a garantire di disporre di un software antivirus aggiornato, ti impedirà di cadere vittima di virus, spyware, rootkit e trojan che potrebbero anche consentire agli hacker di accedere a le tue email di Outlook.

Per verificare la presenza di aggiornamenti, accedi a Office 365 e vai a Outlook Informazioni account finestra. Clic Account dell'ufficio nel riquadro del menu a sinistra dello schermo. Verrà ora visualizzata la finestra Informazioni sul prodotto Microsoft. Clicca su Seguono gli aggiornamenti di Office di Aggiorna ora per scaricare e installare la versione più recente. Se le app di Office sono in esecuzione, è possibile che venga richiesto di riavviarle e il computer per completare correttamente gli aggiornamenti.

Cerca l'icona del mittente attendibile

Quando ricevi e-mail, è importante controllare lo scudo verde e il messaggio del mittente attendibile. Ciò ti consentirà di verificare la sicurezza di un messaggio che arriva nella tua casella di posta, in particolare se arriva qualcosa di cui sospetti.

Ogni volta che arriva un messaggio in Outlook che non ha l'icona del mittente attendibile, vale la pena verificare con il mittente per verificare che il messaggio sia stato effettivamente inviato; in caso contrario potrebbe essere un attacco di phishing.

Aggiungi contatti a elenchi di mittenti sicuri e bloccati

L'aggiunta di un mittente all'elenco dei mittenti bloccati impone che i loro messaggi vadano nella cartella Posta indesiderata. Questo è un buon modo per garantire che le email indesiderate vengano automaticamente filtrate.

Aggiorna regolarmente la password per il tuo account Microsoft

Oltre ad aggiornare la password per i file e le cartelle di dati di Outlook, è essenziale assicurarsi di aggiornare regolarmente la password per l'account Microsoft online. Per fare ciò, attenersi alla seguente procedura:

  1. Accedi al tuo account Microsoft e fai clic su icona profilo in alto a destra.
  2. Selezionare Visualizza account Microsoft dal menu a discesa.
  3. Clic Sicurezza dal menu che appare nella parte superiore dello schermo.
  4. Clic Cambia la password dal menu di base sulla sicurezza.
  5. Verifica la tua identità tramite e-mail o codice di testo.
  6. Digita la tua vecchia password seguita da una nuova password (dovrai inserirla due volte per impostarla).

L'aggiornamento regolare della password protegge da attacchi di forza bruta e phishing, che potrebbero aver reso la tua vecchia password vulnerabile agli intrusi. Per sicurezza, puoi impostarlo per ricordarti di aggiornare la password ogni 72 giorni. Se si dispone di un gestore di password, è possibile utilizzarlo per generare automaticamente una password complessa ogni volta che viene richiesto di aggiornarlo.

Controlla la barra degli indirizzi prima di accedere

Sia che utilizzi Outlook o Office 365, vale sempre la pena controllare l'URL nella barra degli indirizzi per verificare che stai effettivamente accedendo al sito Web ufficiale. L'accesso al tuo account da un collegamento in un'e-mail o un sito Web potrebbe comportare la consegna accidentale delle credenziali di accesso a un hacker.

Utilizzare la crittografia per inviare e-mail in Office 365

L'unico modo per garantire che le e-mail siano protette durante il trasporto è proteggerle utilizzando la crittografia end-to-end. Outlook per Office 365 offre agli utenti la possibilità di inviare e-mail utilizzando la crittografia S / MIME e la crittografia dei messaggi di Office 365.

S / MIME

L'estensione di posta Internet sicura / multiuso (S / MIME) è un protocollo ampiamente utilizzato per l'invio di messaggi di posta elettronica con firma digitale e crittografati. Questa è la crittografia più consigliata fornita con Outlook.

Per utilizzare S / MIME in Outlook, sia il mittente che il destinatario devono disporre di un'applicazione di posta che supporti lo standard S / MIME. Per inviare un messaggio utilizzando la crittografia S / MIME è inoltre necessario aver aggiunto un certificato S / MIME al portachiavi sul computer. Dopo aver impostato il certificato sul tuo computer, devi configurarlo in Outlook:

  1. Clic File nel menu seguito da Opzioni > Centro fiduciario > Impostazioni del Centro protezione.
  2. Selezionare Sicurezza e-mail dalla finestra a sinistra.
  3. Sotto Email crittografata, clic impostazioni.
  4. Nel Sezione Certificati e algoritmi, clic Scegliere e optare per il certificato S / MIME.
  5. clic ok

Gestione dei diritti di informazione

La crittografia dei messaggi di Office 365 si chiama Information Rights Management (IRM). È un metodo di crittografia fornito all'interno di Outlook. Per utilizzare IRM, il mittente deve disporre della crittografia dei messaggi di Office 365, inclusa nella licenza O365 E3.

Per utilizzare questo metodo di crittografia, fai clic su Opzioni nella finestra di composizione di un messaggio. Seleziona la crittografia e scegli l'impostazione che desideri. La funzione Solo crittografia è abilitata solo per gli abbonati (utenti di Office ProPlus) che utilizzano anche Exchange Online.

Crittografia delle e-mail in Office 2010 o 2013

Quando si tratta di crittografare i messaggi in Office 2010, è possibile crittografare un singolo messaggio o crittografare tutti i messaggi in uscita. Per crittografare un singolo messaggio, attenersi alla seguente procedura:

  1. Scrivi un messaggio e fai clic su Opzioni linguetta.
  2. Nel Più opzioni, fai clic sulla piccola freccia nell'angolo in basso a destra.
  3. Selezionare Impostazioni di sicurezza seguito dal Crittografa contenuti e allegati dei messaggi casella di controllo.
  4. Scrivi il tuo messaggio e quindi fai clic su Spedire.

Se scegli di crittografare tutti i messaggi per impostazione predefinita, sarai in grado di scriverli e inviarli senza fare nulla al momento. Tuttavia, è necessario ricordare che per consentire al destinatario di decrittografare tali messaggi sarà necessario il proprio ID digitale. Per crittografare tutti i messaggi, attenersi alla seguente procedura:

  1. Clicca il File scheda in alto a destra.
  2. Clic Opzioni > Centro fiduciario > Impostazioni del Centro protezione.
  3. Clicca il Scheda Sicurezza e-mail, e sotto E-mail crittografata seleziona il Crittografa contenuti e allegati per i messaggi in uscita casella di controllo.
  4. Per selezionare un certificato specifico da utilizzare (S / MIME o Exchange Server Security) fare clic su impostazioni.

Usa busta

Se si preferisce inviare e-mail da Outlook utilizzando una crittografia PGP avanzata, sarà necessario utilizzare l'estensione Mailvelope di terze parti. La buona notizia è che Mailvelope è molto facile da usare e ti permetterà di inviare e-mail crittografate con PGP a qualsiasi provider di posta elettronica che supporti PGP.

Imposta il filtro IP

Un altro modo per garantire la sicurezza di Office 365 e Outlook è impedire l'accesso extranet ai servizi cloud della tua azienda. Limitando gli indirizzi IP che possono accedere al tuo account Office 365, è impossibile per un hacker accedere a Outlook anche se riesce a ottenere le credenziali e la password di un account.

Tuttavia, vale la pena notare che l'attivazione di questa funzione comporterà che gli account e-mail sono disponibili solo per i membri del personale esterni all'ufficio configurando una VPN.

Conclusione

Outlook ha molte funzionalità di sicurezza native che possono essere utilizzate per garantire che le tue e-mail siano ben protette. Indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando una versione leggermente precedente di Outlook o l'ultima versione fornita con il servizio di abbonamento a Office 365, questa guida ti aiuterà a utilizzare quante più impostazioni di sicurezza possibile.

Se si desidera adottare ulteriori misure per proteggere il proprio PC Windows, è consigliabile utilizzare una VPN Windows.

Brayan Jackson Administrator
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