Kan du hålla Microsoft Outlook säkrare?

Om du, som många över hela världen, använder Microsoft Outlook för att skicka och ta emot antingen personliga eller affärsmailar, kanske du undrar om det finns mer du kan göra för att skydda ditt konto. E-postmeddelanden kan innehålla mycket känslig information, så det är naturligt att vilja förstå sekretess- och säkerhetsfunktioner som är inbyggda i Outlook. Om du för närvarande inte använder alla dessa funktioner kanske ditt e-postkonto inte är så säkert som det kan vara. Lyckligtvis är den här guiden här för att hjälpa till.


Microsoft Outlook e-post

Nedan tar vi dig igenom alla de viktigaste inställningarna som krävs för att öka Outlook. Vi kommer också att förklara hur du börjar skicka e-postmeddelanden med stark kryptering för att säkerställa att dina data skyddas från snooping och hackare.

Ställ in ett lösenord för att skydda dina Outlook-datafiler

Oavsett om du använder en fristående version av Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) eller Outlook på Office 365, är det första du bör göra att skapa ett lösenord för dina Outlook-datafiler (.pst). Detta kommer att säkerställa att dina personuppgifter inte är tillgängliga om någon annan använder din dator - eller försöker komma åt din Outlook medan du är borta från ett tangentbord.

Så snart ett lösenord är inställt kommer du att bli ombedd om ditt lösenord både när Outlook startas och när en.pst-fil öppnas.

  1. Öppna Outlook och klicka på fil -fliken uppe till vänster i fönstret
  2. Klicka på Kontoinställningar > Kontoinställningar

    Microsoft-kontoinställningar

  3. Välj fliken datafiler och markera Outlook-datafilen (.pst) som du vill lösenordsskydda. På Office 365 ser du olika typer av Outlook-datafiler (.pst-filer) inklusive en arkivfil och inkorgsfil. Du vill lösenordsskydda datafilen för inkorgen (inbox.pst) - så dubbelklicka på den.
  4. Klicka på Ändra lösenord

    ändra lösenord under personliga mappar

  5. Ange nu ett lösenord i Nytt lösenord och Verifiera lösenord lådor. Lösenordet ska vara robust, så se till att det är en blandning av stora och små bokstäver, siffror och symboler.
  6. Klick OK och lösenordet kommer att ställas in.

Kom ihåg att om du glömmer ditt lösenord kommer du att låsas ur din Outlook-datafil. Microsoft kan inte hämta borttappade lösenord eller konton. Så du måste se till att du antingen kommer ihåg ditt lösenord - eller att du har sparat det i en säker lösenordshanterare.

Välj ett starkt lösenord

Oavsett om du väljer ett lösenord för att logga in på Office 365 eller för en Outlook-datafil, är det viktigt att du väljer ett starkt lösenord.

Kom ihåg att om du använder Outlook på jobbet eller i skolan är det möjligt att du är på en Microsoft-utbytesserver. Om detta är fallet måste du prata med din lokala systemadministratör för att ställa in ett lösenord.

Varje lösenord som du använder (för varje onlinekonto du äger) bör vara unikt. Detta kommer att hindra hackare från att kunna komma åt ett sekundärt konto om man råkar penetreras. Starka lösenord måste innehålla övre och undre tecken, siffror och symboler.

Ju längre lösenordet är, desto säkrare blir det. Av detta skäl rekommenderas att du använder en lösenordshanterare för att skydda ditt Outlook (och alla dina andra konton) med starka unika lösenord. Välj aldrig uppenbara lösenord som födelsedagar, namn på husdjur och annan information som kan gissas.

Låt dessutom aldrig lösenordet ligga någonstans där det är lätt att upptäcka. Ett lösenord på en post-it-anmärkning som sitter fast på din datorskärm kan vara bekvämt, men det ger också alla med tillgång till din dator enkel åtkomst till ditt konto.

Setup Dual Factor Auth

Om du har flyttat över till att använda Outlook på Office 365 rekommenderas det att du ställer in dual factor authentic (2FA). Detta kommer att öka säkerheten för ditt Office 365-konto och skydda alla dina e-postmeddelanden.

Att använda online Office 365-versionen av Outlook innebär att ditt lösenord och 2FA-metod alltid behövs för att logga in. Det är dock värt att notera att om du lämnar webbklienten inloggad - skulle någon kunna komma åt dina e-postmeddelanden när du är borta från din dator. Av detta skäl är det viktigt att se till att du regelbundet loggar ut.

Gör artiklar privata

Alla som använder Outlook på en Exchange-server kan välja att göra objekt privata när de skapas. När du gör ett objekt privat kan andra användare på Exchange-servern inte få åtkomst till specifika detaljer för det objektet.

För att göra objekt privata klickar du på den privata kryssrutan bredvid artiklarna när du skapar dem. Kom ihåg att andra användare med tillåtelse att komma åt dina mappar kommer att kunna öppna objekt såvida du inte specifikt nekar dem åtkomst.

För att säkerställa att artiklar hålls privata måste du alltså välja alternativ i Verktygsmeny och klicka på delegater flik. Välj nu en användare och klicka på Behörigheter att avmarkera Delegerade kan se mina privata artiklar kryssruta. Du måste återkalla åtkomst för varje enskild användare.

Säkra dina mappar

Lösenordsskydd av enskilda mappar är ett utmärkt sätt att hindra någon som får åtkomst till din privata information. Detta kan vara avgörande på ett upptaget kontor där människor är fria att gå omkring på skrivbord obemärkt. Så här ställer du in ett lösenord för dina personliga mappar:

  1. Högerklicka på din högsta mapp, detta kallas normalt Personlig mapp
  2. Välj Egenskaper för personliga mappar
  3. När du är på Allmän klicka på fliken Avancerad
  4. Klick Ändra lösenord och ange ett säkert lösenord i båda fälten

Väljer Spara det här lösenordet i din lösenordslista kommer att tillåta en skulle vara hacker (eller nyfiken kollega, familjemedlem eller hushållsmedlem) att enkelt kringgå detta lösenordsskydd. Så, klicka inte på det här utan se till att du kommer ihåg ditt lösenord eller lagrar det i en säker lösenordshanterare.

Det är värt att notera att du inte kan lösenordsskydda enskilda undermappar. Du kan bara lösenordsskydda allt från den översta mappen.

Uppdatera Outlook

Nya sårbarheter för webbläsare och programvara upptäcks regelbundet. Av detta skäl är det viktigt att regelbundet uppdatera din version av Outlook, såväl som din webbläsare och ditt operativsystem.

Att hålla ditt system uppdaterat med de senaste säkerhetsuppdateringarna för Windows Defender, samt att se till att du har uppdaterat antivirusprogram - kommer att hindra dig att bli offer för virus, spionprogram, rootkits och trojaner som också kan ge hackare tillgång till dina Outlook-e-postmeddelanden.

Logga in på Office 365 för att leta efter uppdateringar och gå till Outlook Kontoinformation fönster. Klick Kontokonto i menyraden till vänster om skärmen. Fönstret för produktinformation i Microsoft visas nu. Klicka på Office-uppdateringar följde förbi Uppdatera nu för att ladda ner och installera den senaste versionen. Om du har kontorsappar igång kan du bli ombedd att starta om dem och datorn för att göra uppdateringarna ordentliga.

Leta efter den betrodda avsändarikonen

När du får e-postmeddelanden är det viktigt att kontrollera om den gröna skölden och det betrodda avsändarmeddelandet. Detta gör att du kan kontrollera säkerheten för ett meddelande som kommer in i din inkorg, särskilt om det kommer något som du är misstänkt över.

Varje gång ett meddelande anländer till Outlook som inte har den betrodda avsändarikonen, är det värt att kolla med avsändaren för att verifiera att de faktiskt skickade meddelandet om inte kan det vara en phishing-attack.

Lägg till kontakter i säkra och blockerade avsändarlistor

Lägga till en avsändare i listan över blockerade avsändare tvingar deras meddelanden att gå till din skräppostmapp. Detta är ett bra sätt att se till att oönskade e-postmeddelanden automatiskt filtreras bort.

Uppdatera regelbundet lösenordet för ditt Microsoft-konto

Förutom att uppdatera lösenordet för dina Outlook-datafiler och -mappar är det viktigt att du regelbundet uppdaterar lösenordet för ditt online Microsoft-konto. Gör så här:

  1. Logga in på ditt Microsoft-konto och klicka på profilikon uppe till höger.
  2. Välj Visa Microsoft-konto från rullgardinsmenyn.
  3. Klick säkerhet från menyn som visas längst upp på skärmen.
  4. Klick Ändra lösenord från säkerhetsgrunderna.
  5. Verifiera din identitet via e-post eller textkod.
  6. Skriv ditt gamla lösenord följt av ett nytt lösenord (du måste ange det två gånger för att ställa in det).

Genom att uppdatera ditt lösenord regelbundet skyddas mot brute force attacker och phishing, vilket kan ha lämnat ditt gamla lösenord sårbart för inkräktare. För att vara säker kan du ställa in det så att det påminner dig om att uppdatera ditt lösenord var 72: e dag. Om du har ett lösenordshanterare kan du använda det för att automatiskt generera ett starkt lösenord varje gång du blir ombedd att uppdatera det.

Kontrollera adressfältet innan du loggar in

Oavsett om du använder Outlook eller Office 365 är det alltid värt att kontrollera URL: en i adressfältet för att kontrollera att du faktiskt loggar in på den officiella webbplatsen. Att logga in på ditt konto från en länk i ett e-postmeddelande eller webbplats kan resultera i att du av misstag överlämnar dina inloggningsuppgifter till en hacker.

Använd kryptering för att skicka e-postmeddelanden i Office 365

Det enda sättet att säkerställa att e-postmeddelanden skyddas under transport är att säkra dem med hjälp av en-till-än-kryptering. Outlook för Office 365 ger användare möjlighet att skicka e-post med S / MIME-kryptering och Office 365 Message Encryption.

S / MIME

Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S / MIME) är ett allmänt använt protokoll för att skicka digitalt signerade och krypterade e-postmeddelanden. Detta är den mest rekommenderade krypteringen som medföljer Outlook.

För att använda S / MIME i Outlook måste både avsändaren och mottagaren ha ett e-postprogram som stöder S / MIME-standarden. För att skicka ett meddelande med S / MIME-kryptering är det också nödvändigt att ha lagt till ett S / MIME-certifikat till nyckelringen på din dator. När du har installerat certifikatet på din dator måste du ställa in det i Outlook:

  1. Klick Fil i menyn följt av alternativ > Trust Center > Inställningar för Trust Center.
  2. Välj E-postsäkerhet från fönstret till vänster.
  3. Under Krypterad e-post, klick inställningar.
  4. I Avsnitt om certifikat och algoritmer, klick Välja och välja S / MIME-certifikatet.
  5. klick OK

Information Rights Management

Office 365-meddelandekryptering kallas IRM (Information Rights Management). Det är en krypteringsmetod som tillhandahålls i Outlook. För att kunna använda IRM måste avsändaren ha Office 365 Message Encryption, som ingår i O365 E3-licensen.

För att använda den här krypteringsmetoden klickar du på Alternativ från kompositionsfönstret i ett meddelande. Välj kryptering och välj den inställning du behöver. Funktionen Encrypt-Only är endast aktiverad för prenumeranter (Office ProPlus-användare) som också använder Exchange Online.

Kryptera e-postmeddelanden i Office 2010 eller 2013

När det gäller kryptering av meddelanden inom Office 2010 har du möjlighet att antingen kryptera ett enda meddelande eller kryptera alla utgående meddelanden. Så här krypterar du ett enda meddelande:

  1. Skriv ett meddelande och klicka på alternativ flik.
  2. I Fler alternativ, klicka på den lilla pilen i det nedre högra hörnet.
  3. Välj Säkerhetsinställningar följt av Kryptera meddelandets innehåll och bilagor kryssruta.
  4. Skriv ditt meddelande och klicka sedan på Skicka.

Om du väljer att kryptera alla meddelanden som standard kommer du att kunna skriva och skicka dem utan att göra någonting. Du måste dock komma ihåg att för mottagaren att dekryptera de meddelanden de behöver ditt digitala ID. Så här krypterar du alla meddelanden:

  1. Klicka på Fil -fliken uppe till höger.
  2. Klick alternativ > Trust Center > Inställningar för Trust Center.
  3. Klicka på Fliken E-postsäkerhet, och under Krypterad e-post Välj Kryptera innehåll och bilagor för utgående meddelanden kryssruta.
  4. Klicka på för att välja ett specifikt certifikat som ska användas (S / MIME eller Exchange Server Security) inställningar.

Använd brevlåda

Om du föredrar att skicka e-postmeddelanden från Outlook med hjälp av stark PGP-kryptering, kommer det att vara nödvändigt att använda tredjepartsförlängningen Mailvelope. Den goda nyheten är att Mailvelope är mycket lätt att använda och gör att du kan skicka PGP-krypterade e-postmeddelanden till alla e-postleverantörer som stöder PGP.

Konfigurera IP-filtrering

Ett annat sätt att säkerställa att dina Office 365 och Outlook är säkra är att förbjuda extranätåtkomst till ditt företags molntjänster. Genom att begränsa vilka IP-adresser som har åtkomst till ditt Office 365-konto, är det omöjligt för en hackare att få åtkomst till Outlook även om de lyckas få tag på ett kontoupplysning och lösenord.

Det är dock värt att notera att om du aktiverar den här funktionen kommer det att innebära att e-postkontona bara är tillgängliga för anställda utanför kontoret genom att skapa ett VPN.

Slutsats

Outlook har många infödda säkerhetsfunktioner som kan användas för att säkerställa att dina e-postmeddelanden är väl skyddade. Oavsett om du använder en lite äldre version av Outlook eller den senaste versionen som medföljer prenumerationstjänsten Office 365 - den här guiden hjälper dig att använda så många säkerhetsinställningar som möjligt.

Om du vill vidta ytterligare åtgärder för att säkra din Windows PC bör du överväga att använda en Windows VPN.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me