Kan du holde Microsoft Outlook mere sikker?

Hvis du, som mange andre over hele kloden, bruger Microsoft Outlook til at sende og modtage enten personlige eller forretningsmæssige e-mails, kan du undre dig over, om der er mere, du kan gøre for at beskytte din konto. E-mails kan indeholde en masse følsomme oplysninger, så det er naturligt at ønske at forstå de privatlivs- og sikkerhedsfunktioner, der er indbygget i Outlook. Hvis du ikke i øjeblikket bruger alle disse funktioner, er din e-mail-konto muligvis ikke så sikker, som den kunne være. Heldigvis er denne guide her for at hjælpe.

Microsoft Outlook e-mail

Nedenfor vil vi lede dig gennem alle de vigtigste indstillinger, der er nødvendige for at køre Outlook op. Vi vil også forklare, hvordan man begynder at sende e-mails med stærk kryptering for at sikre, at dine data er beskyttet mod snooping og hackere.

Opsæt en adgangskode for at beskytte dine Outlook-datafiler

Uanset om du bruger en enkeltstående version af Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) eller Outlook på Office 365, er det første du skal gøre at konfigurere en adgangskode til dine Outlook-datafiler (.pst). Dette vil sikre, at dine personlige data ikke er tilgængelige, hvis en anden bruger din computer - eller forsøger at få adgang til din Outlook, mens du er væk fra et tastatur.

Så snart en adgangskode er indstillet, bliver du bedt om din adgangskode både når Outlook lanceres, og når en.pst-fil åbnes.

  1. Åbn Outlook, og klik på fil fanen øverst til venstre i vinduet
  2. Klik på Bruger indstillinger > Bruger indstillinger

    Microsoft-kontoindstillinger

  3. Vælg fanen med datafiler, og fremhæv Outlook-datafilen (.pst), du vil beskytte kodeordet. På Office 365 ser du forskellige typer Outlook-datafiler (.pst-filer) inklusive en arkivfil og indboksfil. Du vil kodeordbeskytte indboksdatafilen (inbox.pst) - så dobbeltklik på den.
  4. Klik på Skift kodeord

    ændre adgangskode under personlige mapper

  5. Indtast nu et kodeord i Nyt kodeord og Bekræft adgangskode kasser. Adgangskoden skal være robust, så sørg for, at det er en blanding af store og små bogstaver, tal og symboler.
  6. Klik Okay og adgangskoden indstilles.

Husk, at hvis du glemmer din adgangskode, bliver du låst ud af din Outlook-datafil. Microsoft kan ikke hente mistede adgangskoder eller konti. Så du skal sikre dig, at du enten kan huske din adgangskode - eller at du har gemt den i en sikker adgangskodemanager.

Vælg en stærk adgangskode

Uanset om du vælger en adgangskode til at logge på Office 365 eller til en Outlook-datafil, er det vigtigt, at du vælger en stærk adgangskode.

Husk, at hvis du bruger Outlook på arbejde eller i skolen, er det muligt, at du er på en Microsoft-udvekslingsserver. Hvis dette er tilfældet, bliver du nødt til at tale med din lokale systemadministrator for at konfigurere en adgangskode.

Hver adgangskode, du bruger (for hver online-konto, du ejer) skal være unik. Dette vil forhindre hackere i at kunne få adgang til en sekundær konto, hvis der tilfældigvis blev gennemtrængt. Stærke adgangskoder skal indeholde øverste og nedre tegn, tal og symboler.

Jo længere adgangskoden er, desto mere sikker er den. Af denne grund anbefales det at bruge en adgangskodemanager for at beskytte din Outlook (og alle dine andre konti) med stærke unikke adgangskoder. Vælg aldrig åbenlyse adgangskoder som fødselsdage, kæledyrsnavne og anden information, der potentielt kunne gættes.

Derudover må du aldrig lade dit kodeord ligge et sted, hvor det er let at se. En adgangskode på en post-it-note, der sidder fast på din computerskærm, kan være praktisk, men den giver også enhver med adgang til din pc let adgang til din konto.

Opsætning af dobbeltfaktoraut

Hvis du er flyttet over til at bruge Outlook på Office 365, anbefales det, at du konfigurerer dual factor authentic (2FA). Dette øger sikkerheden på din Office 365-konto og beskytter alle dine e-mails.

Brug af online Office 365-versionen af ​​Outlook betyder, at din adgangskode og 2FA-metode altid er nødvendig for at logge ind. Det er dog værd at bemærke, at hvis du forlader webklienten logget ind - kunne nogen få adgang til dine e-mails, når du er væk fra din computer. Af denne grund er det vigtigt at sikre, at du regelmæssigt logger ud.

Gør genstande private

Alle, der bruger Outlook på en Exchange-server, kan vælge at gøre emner private, når de oprettes. Når du gør en vare privat, kan andre brugere på Exchange-serveren ikke få adgang til nogen specifikke detaljer for den vare.

For at gøre elementer private skal du klikke på det private afkrydsningsfelt ud for elementerne, når du opretter dem. Husk, at andre brugere med tilladelse til at få adgang til dine mapper vil kunne åbne emner, medmindre du specifikt nægter dem adgang.

For at sikre, at tingene holdes private, skal du vælge Muligheder i Værktøjsmenu og klik på delegerede fane. Vælg nu en bruger og klik på Tilladelser at fravælge Delegerede kan se mine private varer afkrydsningsfelt. Du bliver nødt til at tilbagekalde adgangen for hver enkelt bruger.

Sikre dine mapper

Adgangskodebeskyttelse af individuelle mapper er en fremragende måde at forhindre enhver i at få adgang til dine private data. Dette kan være afgørende på et travlt kontor, hvor folk frit kan gå rundt på skriveborde ubemærket. Sådan konfigureres en adgangskode til dine personlige mapper:

  1. Højreklik på din øverste mappe, dette kaldes normalt Personlig mappe
  2. Vælg Egenskaber til personlige mapper
  3. Mens du er på Generel klik på fanen Fremskreden
  4. Klik Skift adgangskode og indtast en sikker adgangskode i begge felter

Valg Gem denne adgangskode på din adgangskodeliste vil tillade, at en ville være hacker (eller nyskabende kollega, familiemedlem eller husmand) let at omgå denne adgangskodebeskyttelse. Så klik ikke på dette og i stedet sikre dig, at du husker din adgangskode eller gemmer den i en sikker adgangskodemanager.

Det er værd at bemærke, at du ikke kan beskytte individuelle undermapper med en adgangskode. Du kan kun kodeordbeskytte alt fra øverste mappe.

Opdater Outlook

Nye sårbarheder for browsere og software opdages regelmæssigt. Af denne grund er det vigtigt at regelmæssigt opdatere din version af Outlook såvel som din browser og dit operativsystem.

At holde dit system opdateret med de seneste sikkerhedsrettelser til Windows Defender, såvel som at sikre, at du har opdateret antivirus-software - forhindrer dig i at blive offer for vira, spyware, rootkits og trojanere, der også kan give hackere adgang til dine Outlook-e-mails.

For at se efter opdateringer skal du logge ind på Office 365 og gå til Outlook Kontooplysninger vindue. Klik Kontorkonto i menulinjen til venstre for din skærm. Vinduet Microsoft Produktinformation vises nu. Klik på Office-opdateringer fulgte ved Opdatere nu at downloade og installere den nyeste version. Hvis du har kontorapps, der kører, bliver du muligvis bedt om at genstarte dem og din computer for at få opdateringerne til korrekt.

Se efter det betroede afsenderikon

Når du modtager e-mails, er det vigtigt at tjekke for det grønne skjold og den betroede afsendermeddelelse. Dette giver dig mulighed for at kontrollere sikkerheden ved en meddelelse, der ankommer i din indbakke, især hvis der kommer noget, du er mistænksom over for.

Hver gang en meddelelse ankommer i Outlook, der ikke har det betroede afsenderikon, er det værd at tjekke med afsenderen for at kontrollere, at de faktisk har sendt beskeden; hvis ikke kunne det være et phishing-angreb.

Føj kontakter til sikre og blokerede afsenders lister

Tilføjelse af en afsender til din liste over blokerede afsendere tvinger deres meddelelser til at gå til din uønskede e-mail-mappe. Dette er en god måde at sikre, at uønskede e-mails automatisk filtreres væk.

Opdater regelmæssigt adgangskoden til din Microsoft-konto

Ud over at opdatere adgangskoden til dine Outlook-datafiler og -mapper er det vigtigt at sikre, at du regelmæssigt opdaterer adgangskoden til din online Microsoft-konto. Følg disse trin for at gøre dette:

  1. Log ind på din Microsoft-konto, og klik på profilikon øverst til højre.
  2. Vælg Se Microsoft-konto fra rullemenuen.
  3. Klik Sikkerhed fra menuen, der vises øverst på skærmen.
  4. Klik Skift kodeord fra i menuen med sikkerhedsbegivenheder.
  5. Bekræft din identitet via e-mail eller tekstkode.
  6. Skriv din gamle adgangskode efterfulgt af en ny adgangskode (du skal indtaste den to gange for at indstille den).

Opdatering af din adgangskode beskytter regelmæssigt mod angreb og phishing fra brute force, hvilket muligvis har efterladt din gamle adgangskode sårbar over for indtrængende. For at være sikker kan du indstille det til at minde dig om at opdatere din adgangskode hver 72 dage. Hvis du har en adgangskodemanager, kan du bruge den til automatisk at generere en stærk adgangskode, hver gang du bliver bedt om at opdatere den.

Kontroller adresselinjen, før du logger ind

Uanset om du bruger Outlook eller Office 365, er det altid værd at kontrollere URL'en i adresselinjen for at kontrollere, at du faktisk logger ind på det officielle websted. Ved at logge ind på din konto fra et link i en e-mail eller et websted kan det resultere i, at du ved en fejltagelse overleverer dine loginoplysninger til en hacker.

Brug kryptering til at sende e-mails i Office 365

Den eneste måde at sikre, at e-mails er beskyttet under transit, er at sikre dem ved hjælp af ende-til-ende-kryptering. Outlook til Office 365 giver brugerne mulighed for at sende e-mails ved hjælp af S / MIME-kryptering og Office 365 Message Encryption.

S / MIME

Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S / MIME) er en meget brugt protokol til afsendelse af digitalt underskrevne og krypterede e-mail-meddelelser. Dette er den mest anbefalede kryptering, der følger med Outlook.

For at bruge S / MIME i Outlook skal både afsender og modtager have et mail-program, der understøtter S / MIME-standarden. For at sende en meddelelse ved hjælp af S / MIME-kryptering er det også nødvendigt at have tilføjet et S / MIME-certifikat til nøglering på din computer. Når du har konfigureret certifikatet på din computer, skal du konfigurere det i Outlook:

  1. Klik Fil i menuen efterfulgt af Muligheder > Tillidscenter > Trust Center-indstillinger.
  2. Vælg E-mail-sikkerhed fra vinduet til venstre.
  3. Under Krypteret e-mail, klik Indstillinger.
  4. I Afsnit om certifikater og algoritmer, klik Vælge og vælg S / MIME-certifikatet.
  5. klik Okay

Management af informationer

Office 365-meddelelseskryptering kaldes Information Rights Management (IRM). Det er en krypteringsmetode, der leveres i Outlook den. For at bruge IRM skal afsenderen have Office 365 Message Encryption, som er inkluderet i O365 E3-licensen.

For at bruge denne krypteringsmetode skal du klikke på Valgmuligheder i kompositionsvinduet i en meddelelse. Vælg kryptering, og vælg den ønskede indstilling. Funktionen Encrypt-Only er kun aktiveret for abonnenter (Office ProPlus-brugere), der også bruger Exchange Online.

Kryptering af e-mails i Office 2010 eller 2013

Når det kommer til kryptering af meddelelser i Office 2010, har du muligheden for enten at kryptere en enkelt meddelelse eller kryptere alle udgående meddelelser. Følg disse trin for at kryptere en enkelt meddelelse:

  1. Skriv en meddelelse, og klik på Muligheder fanen.
  2. I Flere muligheder, Klik på den lille pil i nederste højre hjørne.
  3. Vælg Sikkerhedsindstillinger efterfulgt af Krypter meddelelsesindhold og vedhæftede filer afkrydsningsfeltet.
  4. Skriv din besked, og klik derefter på Sende.

Hvis du vælger at kryptere alle meddelelser som standard, vil du være i stand til at skrive og sende dem uden at gøre noget på det tidspunkt. Du skal dog huske, at for at modtageren kan dekryptere disse meddelelser, har de brug for dit digitale ID. Følg disse trin for at kryptere alle meddelelser:

  1. Klik på Fil fane øverst til højre.
  2. Klik Muligheder > Tillidscenter > Trust Center-indstillinger.
  3. Klik på Fanen E-mail-sikkerhed, og under Krypteret e-mail vælg Krypter indhold og vedhæftede filer til udgående meddelelser afkrydsningsfelt.
  4. Klik på for at vælge et specifikt certifikat, der skal bruges (S / MIME eller Exchange Server Security) Indstillinger.

Brug postkasse

Hvis du foretrækker at sende e-mails fra Outlook ved hjælp af stærk PGP-kryptering, er det nødvendigt at bruge tredjepartsudvidelsen Mailvelope. Den gode nyhed er, at Mailvelope er meget nem at bruge og giver dig mulighed for at sende PGP-krypterede e-mails til enhver e-mail-udbyder, der understøtter PGP.

Opsætning af IP-filtrering

En anden måde at sikre, at din Office 365 og Outlook er sikker, er at afvise ekstranetadgang til din virksomheds skytjenester. Ved at begrænse hvilke IP-adresser, der kan få adgang til din Office 365-konto, er det umuligt for en hacker at få adgang til Outlook, selvom de formår at få fat i en kontooplysning og adgangskode.

Det er dog værd at bemærke, at aktivering af denne funktion betyder, at e-mail-konti kun er tilgængelig for ansatte uden for kontoret ved at oprette en VPN.

Konklusion

Outlook har en masse indbyggede sikkerhedsfunktioner, der kan bruges til at sikre, at dine e-mails er godt beskyttet. Uanset om du bruger en lidt ældre version af Outlook eller den seneste version, der følger med Office 365-abonnementstjenesten - hjælper denne guide dig med at bruge så mange sikkerhedsindstillinger som muligt.

Hvis du vil tage yderligere forholdsregler for at sikre din Windows-pc, skal du overveje at bruge en Windows VPN.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me