Kan du holde Microsoft Outlook sikrere?

Hvis du som mange over hele kloden bruker Microsoft Outlook til å sende og motta personlige e-poster eller forretningsemails, lurer du kanskje på om det er mer du kan gjøre for å beskytte kontoen din. E-postmeldinger kan inneholde mye sensitiv informasjon, så det er naturlig å ønske å forstå personvern- og sikkerhetsfunksjonene som er innebygd i Outlook. Hvis du for øyeblikket ikke bruker alle disse funksjonene, kan det hende at e-postkontoen din ikke er så sikker som den kan være. Heldigvis er denne guiden her for å hjelpe.


Microsoft Outlook e-post

Nedenfor vil vi lede deg gjennom alle de viktigste innstillingene som er nødvendige for å koble Outlook opp. Vi vil også forklare hvordan du begynner å sende e-post med sterk kryptering for å sikre at dataene dine er beskyttet mot snooping og hackere.

Sett opp et passord for å beskytte Outlook-datafiler

Enten du bruker en frittstående versjon av Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) eller Outlook på Office 365, er det første du må gjøre å sette opp et passord for Outlook-datafilene (.pst). Dette vil sikre at dine personlige data ikke er tilgjengelige hvis noen andre bruker datamaskinen din - eller forsøker å få tilgang til Outlook mens du er borte fra et tastatur.

Så snart et passord er angitt, blir du bedt om passordet ditt både når Outlook lanseres og når en.pst-fil åpnes.

  1. Åpne Outlook og klikk på fil fanen øverst til venstre i vinduet
  2. Klikk på Kontoinnstillinger > Kontoinnstillinger

    innstillinger for Microsoft-konto

  3. Velg kategorien datafiler og merk Outlook Data File (.pst) du vil passordbeskytte. På Office 365 vil du se forskjellige typer Outlook-datafiler (.pst-filer) inkludert en arkivfil og innboksfil. Du vil passordbeskytte innboksen datafil (inbox.pst) - så dobbeltklikk på den.
  4. Klikk på Bytt passord

    endre passord under personlige mapper

  5. Skriv inn et passord i Nytt passord og Bekreft passord esker. Passordet skal være robust, så sørg for at det er en blanding av store og små bokstaver, tall og symboler.
  6. Klikk OK og passordet blir satt.

Husk at hvis du glemmer passordet ditt, blir du låst utenfor Outlook-datafilen. Microsoft kan ikke hente tapte passord eller kontoer. Så du må sørge for at du enten kan huske passordet ditt - eller at du har lagret det i en sikker passordbehandling.

Velg et sterkt passord

Uansett om du velger et passord for å logge på Office 365 eller for en Outlook-datafil, er det viktig at du velger et sterkt passord.

Husk at hvis du bruker Outlook på jobb eller på skolen, er det mulig at du er på en Microsoft-utvekslingsserver. Hvis dette er tilfelle, må du snakke med den lokale systemadministratoren for å sette opp et passord.

Hvert passord som du bruker (for hver online konto du eier) skal være unikt. Dette vil hindre hackere i å kunne få tilgang til en sekundær konto hvis en skulle bli penetrert. Sterke passord må inneholde øvre og nedre tegn, tall og symboler.

Jo lenger passordet er, desto sikrere blir det. Av denne grunn er det tilrådelig å bruke en passordbehandling for å beskytte Outlook (og alle andre kontoer) med sterke unike passord. Ikke velg åpenbare passord som bursdager, kjæledyrnavn og annen informasjon som potensielt kan gjettes.

I tillegg må du ikke la passordet ligge et sted der det er lett å oppdage. Et passord på en post-it-lapp som sitter fast på datamaskinens skjerm kan være praktisk, men det gir også alle med tilgang til PCen enkel tilgang til kontoen din..

Setup Dual Factor Auth

Hvis du har gått over til å bruke Outlook på Office 365, anbefales det at du konfigurerer dual factor authentic (2FA). Dette vil øke sikkerheten til Office 365-kontoen din og beskytte alle e-postene dine.

Å bruke den online Office 365-versjonen av Outlook betyr at passordet ditt og 2FA-metoden alltid er nødvendig for å logge på. Det er imidlertid verdt å merke seg at hvis du lar nettklienten være logget inn - kunne noen få tilgang til e-postene dine når du er borte fra din datamaskin. Av denne grunn er det viktig å sikre at du regelmessig logger deg ut.

Gjør elementer private

Alle som bruker Outlook på en Exchange-server kan velge å gjøre elementer private når de opprettes. Når du gjør et element privat, har andre brukere på Exchange-serveren ikke tilgang til noen spesifikke detaljer for det elementet.

For å gjøre elementer private, klikker du på den private avkrysningsruten ved siden av elementene når du oppretter dem. Husk at andre brukere med tillatelse til å få tilgang til mappene dine vil kunne åpne elementer med mindre du spesifikt nekter dem tilgang.

Dermed må du velge for å sikre at varene holdes private alternativer i Verktøy-menyen og klikk på delegater fane. Nå, velg en bruker og klikk tillatelser å fjerne markeringen av Delegerte kan se mine private elementer avkrysningsrute. Du må trekke tilbake tilgangen for hver enkelt bruker.

Sikre mappene dine

Passordbeskyttelse av individuelle mapper er en utmerket måte å stoppe alle som får tilgang til dine private data. Dette kan være avgjørende på et travelt kontor der folk står fritt til å gå rundt på pulter ubemerket. Slik konfigurerer du et passord for dine personlige mapper:

  1. Høyreklikk på mappen på toppnivå, dette kalles normalt Personlig mappe
  2. Plukke ut Egenskaper for personlige mapper
  3. Mens du er på Generell faneklikk Avansert
  4. Klikk Endre passord og legg inn et sikkert passord i begge feltene

Velge Lagre dette passordet i passordlisten din vil tillate at en ville være hacker (eller nysgjerrig kollega, familiemedlem eller husmann) for å enkelt omgå denne passordbeskyttelsen. Så ikke klikk på dette, og i stedet sikre at du husker passordet ditt eller lagrer det i en sikker passordbehandling.

Det er verdt å merke seg at du ikke kan beskytte individuelle undermapper passord. Du kan bare passordbeskytte alt fra øverste mappe.

Oppdater Outlook

Nye sårbarheter for nettlesere og programvare oppdages regelmessig. Av denne grunn er det viktig å regelmessig oppdatere din versjon av Outlook, så vel som nettleseren din, og operativsystemet ditt.

Å holde systemet ditt oppdatert med de nyeste sikkerhetsoppdateringene for Windows Defender, samt sikre at du har oppdatert antivirusprogramvare - vil hindre deg i å bli offer for virus, spyware, rootkits og trojanere som også kan gi hackere tilgang til Outlook-e-postene dine.

Hvis du vil se etter oppdateringer, logger du på Office 365 og går til Outlook Kontoinformasjon vindu. Klikk Kontorkonto i menyfeltet til venstre på skjermen. Nå vises Microsoft Product Information-vinduet. Klikk på Office Updates fulgte av Oppdater nå for å laste ned og installere den nyeste versjonen. Hvis du har kontorapper som kjører, kan du bli bedt om å starte dem på nytt og datamaskinen din for å gjøre oppdateringene fullstendige.

Se etter det pålitelige avsenderikonet

Når du mottar e-postmeldinger, er det viktig å se etter det grønne skjoldet og klarert avsendermelding. Dette vil tillate deg å sjekke sikkerheten til en melding som kommer i innboksen, spesielt hvis det kommer noe du er mistenksom overfor.

Når en melding ankommer i Outlook som ikke har det betrodde avsenderikonet, er det verdt å sjekke med avsenderen for å bekrefte at de faktisk har sendt meldingen. hvis ikke kan det være et phishing-angrep.

Legg til kontakter i sikre og blokkerte avsenderlister

Å legge til en avsender i listen over blokkerte avsendere tvinger meldingene deres til å gå til søppelpostmappen din. Dette er en god måte å sikre at uønskede e-poster automatisk blir filtrert bort.

Oppdater passordet for Microsoft-kontoen din regelmessig

I tillegg til å oppdatere passordet for Outlook-datafiler og -mapper, er det viktig å sikre at du regelmessig oppdaterer passordet for din online Microsoft-konto. Følg denne fremgangsmåten for å gjøre dette:

  1. Logg deg på Microsoft-kontoen din og klikk på profilikon øverst til høyre.
  2. Plukke ut Vis Microsoft-konto fra rullegardinmenyen.
  3. Klikk Sikkerhet fra menyen som vises øverst på skjermen.
  4. Klikk Bytt passord fra sikkerhetsgrunnleggende-menyen.
  5. Bekreft identiteten din via e-post eller tekstkode.
  6. Skriv inn det gamle passordet etterfulgt av et nytt passord (du må angi det to ganger for å angi det).

Å oppdatere passordet ditt beskytter regelmessig mot brute force-angrep og phishing, noe som kan ha gjort det gamle passordet ditt sårbart for inntrengerne. For å være sikker, kan du angi at den skal minne deg på å oppdatere passordet ditt hver 72. dag. Hvis du har en passordbehandling, kan du bruke den til å automatisk generere et sterkt passord hver gang du blir bedt om å oppdatere det.

Sjekk adressefeltet før du logger deg på

Enten du bruker Outlook eller Office 365, er det alltid verdt å sjekke URL-en i adressefeltet for å sjekke at du faktisk logger deg på det offisielle nettstedet. Når du logger deg på kontoen din fra en kobling i en e-post eller et nettsted, kan du føre til at du ved en feiltakelse overlater innloggingsinformasjon til en hacker.

Bruk kryptering for å sende e-post i Office 365

Den eneste måten å sikre at e-postmeldinger er beskyttet under transport er å sikre dem ved hjelp av ende-til-ende-kryptering. Outlook for Office 365 gir brukerne muligheten til å sende e-post med S / MIME-kryptering og Office 365 Message Encryption.

S / MIME

Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S / MIME) er en mye brukt protokoll for sending av digitalt signerte og krypterte e-postmeldinger. Dette er den mest anbefalte krypteringen som følger med Outlook.

For å bruke S / MIME i Outlook, må både avsender og mottaker ha en e-postapplikasjon som støtter S / MIME-standarden. For å sende en melding ved bruk av S / MIME-kryptering er det også nødvendig å ha lagt et S / MIME-sertifikat til nøkkelring på datamaskinen. Etter at du har konfigurert sertifikatet på datamaskinen din, må du konfigurere det i Outlook:

  1. Klikk Fil i menyen etterfulgt av alternativer > Tillitssenter > Innstillinger for tillitssenter.
  2. Plukke ut E-postsikkerhet fra vinduet til venstre.
  3. Under Kryptert e-post, klikk innstillinger.
  4. I Sertifikater og algoritmer, klikk Velge og velg S / MIME-sertifikatet.
  5. klikk OK

Styring av informasjonsrettigheter

Office 365 Message Encryption kalles IRM (Information Rights Management). Det er en krypteringsmetode som tilbys i Outlook den. For å bruke IRM må avsenderen ha Office 365 Message Encryption, som er inkludert i O365 E3-lisensen.

For å bruke denne krypteringsmetoden, klikk på Alternativer fra skrivevinduet til en melding. Velg kryptering og velg innstillingen du trenger. Encrypt-Only-funksjonen er bare aktivert for abonnenter (Office ProPlus-brukere) som også bruker Exchange Online.

Kryptering av e-post i Office 2010 eller 2013

Når det gjelder kryptering av meldinger i Office 2010, har du muligheten til enten å kryptere en enkelt melding eller kryptere alle utgående meldinger. Følg disse trinnene for å kryptere en enkelt melding:

  1. Skriv en melding og klikk på alternativer tab.
  2. I Flere valg, Klikk på den lille pilen i nedre høyre hjørne.
  3. Plukke ut Sikkerhetsinnstillinger etterfulgt av Krypter meldingens innhold og vedlegg avkrysnings.
  4. Skriv meldingen, og klikk deretter Sende.

Hvis du velger å kryptere alle meldinger som standard, vil du kunne skrive og sende dem uten å gjøre noe den gangen. Du må imidlertid huske at for at mottakeren kan dekryptere disse meldingene, trenger de din digitale ID. Følg disse trinnene for å kryptere alle meldinger:

  1. Klikk på Fil fanen øverst til høyre.
  2. Klikk alternativer > Tillitssenter > Innstillinger for tillitssenter.
  3. Klikk på Kategorien E-post-sikkerhet, og under Kryptert e-post velg Krypter innhold og vedlegg for utgående meldinger avkrysningsrute.
  4. For å velge et spesifikt sertifikat som skal brukes (S / MIME eller Exchange Server Security), klikk innstillinger.

Bruk postkasse

Hvis du foretrekker å sende e-post fra Outlook ved bruk av sterk PGP-kryptering, vil det være nødvendig å bruke tredjepartsutvidelsen Mailvelope. Den gode nyheten er at Mailvelope er veldig enkel å bruke og lar deg sende PGP-krypterte e-postmeldinger til alle e-postleverandører som støtter PGP.

Konfigurer IP-filtrering

En annen måte å sikre at Office 365 og Outlook er sikre er å ikke tillate ekstranett-tilgang til virksomhetens skytjenester. Ved å begrense hvilke IP-adresser som har tilgang til Office 365-kontoen din, er det umulig for en hacker å få tilgang til Outlook selv om de klarer å få tak i en kontokreditiv og passord..

Det er imidlertid verdt å merke seg at å aktivere denne funksjonen vil bety at e-postkontoer bare er tilgjengelige for ansatte utenfor kontoret ved å sette opp en VPN.

Konklusjon

Outlook har mange innfødte sikkerhetsfunksjoner som kan brukes til å sikre at e-postene dine er godt beskyttet. Uansett om du bruker en litt eldre versjon av Outlook eller den nyeste versjonen som følger med Office 365-abonnementstjenesten - denne guiden vil hjelpe deg å bruke så mange sikkerhetsinnstillinger som mulig.

Hvis du vil gjøre ytterligere tiltak for å sikre din Windows-PC, bør du vurdere å bruke en Windows VPN.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me