Können Sie Microsoft Outlook sicherer machen?

Wenn Sie wie viele auf der ganzen Welt Microsoft Outlook zum Senden und Empfangen persönlicher oder geschäftlicher E-Mails verwenden, fragen Sie sich möglicherweise, ob Sie mehr tun können, um Ihr Konto zu schützen. E-Mails können viele vertrauliche Informationen enthalten. Daher ist es naheliegend, die in Outlook integrierten Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen zu verstehen. Wenn Sie derzeit nicht alle dieser Funktionen nutzen, ist Ihr E-Mail-Konto möglicherweise nicht so sicher wie es sein könnte. Zum Glück ist dieser Leitfaden hier, um zu helfen.


Microsoft Outlook E-Mail

Im Folgenden werden Sie durch die wichtigsten Einstellungen geführt, die zur Sicherung von Outlook erforderlich sind. Wir erklären Ihnen auch, wie Sie E-Mails mit starker Verschlüsselung versenden, um sicherzustellen, dass Ihre Daten vor Snooping und Hackern geschützt sind.

Richten Sie ein Kennwort ein, um Ihre Outlook-Datendateien zu schützen

Unabhängig davon, ob Sie eine eigenständige Version von Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) oder Outlook unter Office 365 verwenden, müssen Sie zunächst ein Kennwort für Ihre Outlook-Datendateien (.pst) einrichten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre persönlichen Daten nicht verfügbar sind, wenn ein anderer Benutzer Ihren Computer verwendet oder versucht, auf Outlook zuzugreifen, während Sie nicht auf einer Tastatur sitzen.

Sobald ein Kennwort festgelegt wurde, werden Sie sowohl beim Starten von Outlook als auch beim Öffnen einer PST-Datei zur Eingabe Ihres Kennworts aufgefordert.

  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Datei Tab oben links im Fenster
  2. Klicke auf Account Einstellungen > Account Einstellungen

    Microsoft-Kontoeinstellungen

  3. Wählen Sie die Registerkarte Datendateien und markieren Sie die Outlook-Datendatei (.pst), die Sie mit einem Kennwort schützen möchten. In Office 365 werden verschiedene Arten von Outlook-Datendateien (PST-Dateien) angezeigt, einschließlich einer Archivdatei und einer Posteingangsdatei. Sie möchten die Inbox-Datendatei (inbox.pst) mit einem Kennwort schützen - doppelklicken Sie also auf diese Datei.
  4. Klicke auf Passwort ändern

    Passwort in persönlichen Ordnern ändern

  5. Geben Sie nun ein Passwort in das ein Neues Kennwort und Passwort bestätigen Kisten. Das Passwort sollte robust sein, stellen Sie also sicher, dass es eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen ist.
  6. Klicken in Ordnung und das Passwort wird festgelegt.

Denken Sie daran, dass Sie aus Ihrer Outlook-Datendatei gesperrt werden, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen. Microsoft kann verlorene Kennwörter oder Konten nicht abrufen. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie sich Ihr Passwort merken können oder dass Sie es in einem sicheren Passwort-Manager gespeichert haben.

Wähle ein sicheres Passwort

Unabhängig davon, ob Sie ein Kennwort für die Anmeldung bei Office 365 oder für eine Outlook-Datendatei auswählen, müssen Sie unbedingt ein sicheres Kennwort auswählen.

Denken Sie daran, dass Sie sich möglicherweise auf einem Microsoft-Exchange-Server befinden, wenn Sie Outlook bei der Arbeit oder in der Schule verwenden. In diesem Fall müssen Sie mit Ihrem lokalen Systemadministrator sprechen, um ein Kennwort einzurichten.

Jedes von Ihnen verwendete Passwort (für jedes Online-Konto, das Sie besitzen) sollte eindeutig sein. Dies verhindert, dass Hacker auf ein sekundäres Konto zugreifen können, falls eines von ihnen angegriffen wird. Starke Passwörter müssen obere und untere Zeichen, Zahlen und Symbole enthalten.

Je länger das Passwort ist, desto sicherer ist es. Aus diesem Grund ist es ratsam, einen Kennwort-Manager zu verwenden, um Outlook (und alle anderen Konten) mit eindeutigen Kennwörtern zu schützen. Wählen Sie niemals offensichtliche Passwörter wie Geburtstage, Kosenamen oder andere Informationen, die möglicherweise erraten werden könnten.

Lassen Sie Ihr Passwort außerdem niemals an einem Ort liegen, an dem es leicht zu erkennen ist. Ein Passwort auf einem Post-It-Zettel, der auf Ihrem Computermonitor angebracht ist, ist zwar praktisch, bietet aber auch jedem, der Zugriff auf Ihren PC hat, einfachen Zugriff auf Ihr Konto.

Dual Factor Auth. Einrichten

Wenn Sie auf die Verwendung von Outlook unter Office 365 umgestellt haben, wird empfohlen, die Zweifaktorauthentifizierung (2FA) einzurichten. Dies erhöht die Sicherheit Ihres Office 365-Kontos und schützt alle Ihre E-Mails.

Wenn Sie die Online-Office 365-Version von Outlook verwenden, müssen Sie immer Ihr Kennwort und die 2FA-Methode eingeben, um sich anzumelden. Wenn Sie jedoch den Webclient angemeldet lassen, kann jemand auf Ihre E-Mails zugreifen, wenn Sie nicht in der Nähe sind dein Computer. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie sich regelmäßig abmelden.

Objekte als privat kennzeichnen

Jeder, der Outlook auf einem Exchange-Server verwendet, kann festlegen, dass Elemente beim Erstellen als privat gekennzeichnet werden. Wenn Sie ein Element als privat kennzeichnen, können andere Benutzer auf dem Exchange-Server nicht auf bestimmte Details für dieses Element zugreifen.

Um Elemente als privat zu kennzeichnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen privat neben den Elementen, wenn Sie sie erstellen. Denken Sie daran, dass andere Benutzer mit Zugriffsberechtigung auf Ihre Ordner Elemente öffnen können, sofern Sie ihnen nicht ausdrücklich den Zugriff verweigern.

Um sicherzustellen, dass Objekte privat bleiben, müssen Sie auswählen Optionen in dem Menü Extras und klicke auf den Delegierte Tab. Wählen Sie nun einen Benutzer aus und klicken Sie auf Berechtigungen um die Auswahl aufzuheben Der Stellvertreter kann meine privaten Elemente anzeigen Kontrollkästchen. Sie müssen den Zugriff für jeden einzelnen Benutzer widerrufen.

Schützen Sie Ihre Ordner

Der Kennwortschutz für einzelne Ordner ist eine hervorragende Möglichkeit, den Zugriff auf Ihre privaten Daten zu verhindern. Dies kann in einem geschäftigen Büro von entscheidender Bedeutung sein, in dem die Mitarbeiter unbemerkt um Schreibtische herumgehen können. So richten Sie ein Kennwort für Ihre persönlichen Ordner ein:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Ordner der obersten Ebene. Dies wird normalerweise als "Ordner" bezeichnet Persönlicher Ordner
  2. Wählen Eigenschaften für persönliche Ordner
  3. Während auf dem Allgemeines Tab klicken Fortgeschritten
  4. Klicken Passwort ändern und Geben Sie in beide Felder ein sicheres Passwort ein

Auswählen Speichern Sie dieses Passwort in Ihrer Passwortliste Dies ermöglicht es Hackern (oder neugierigen Kollegen, Familienmitgliedern oder Mitbewohnern), diesen Passwortschutz einfach zu umgehen. Klicken Sie also nicht darauf und stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie sich Ihr Passwort merken oder es in einem sicheren Passwort-Manager speichern.

Beachten Sie, dass Sie einzelne Unterordner nicht mit einem Kennwort schützen können. Sie können alles nur mit einem Kennwort vor dem Ordner der obersten Ebene schützen.

Outlook aktualisieren

Regelmäßig werden neue Schwachstellen für Browser und Software entdeckt. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre Outlook-Version sowie Ihren Browser und Ihr Betriebssystem regelmäßig zu aktualisieren.

Wenn Sie Ihr System mit den neuesten Sicherheitspatches für Windows Defender auf dem neuesten Stand halten und sicherstellen, dass Sie über eine aktuelle Antivirensoftware verfügen, werden Sie vor Viren, Spyware, Rootkits und Trojanern geschützt, auf die auch Hacker zugreifen können Ihre Outlook-E-Mails.

Um nach Updates zu suchen, melden Sie sich bei Office 365 an und wechseln Sie zu Outlook Kontoinformationen Fenster. Klicken Bürokonto im Menüfenster auf der linken Seite Ihres Bildschirms. Das Microsoft-Produktinformationsfenster wird jetzt angezeigt. Klicke auf Office Updates folgten durch Jetzt aktualisieren um die neueste Version herunterzuladen und zu installieren. Wenn Office-Apps ausgeführt werden, werden Sie möglicherweise aufgefordert, diese neu zu starten, und Ihr Computer wird aufgefordert, die Updates ordnungsgemäß abzuschließen.

Suchen Sie nach dem Symbol für den vertrauenswürdigen Absender

Wenn Sie E-Mails erhalten, ist es wichtig, nach dem grünen Schild und der Nachricht des vertrauenswürdigen Absenders zu suchen. Auf diese Weise können Sie die Sicherheit einer Nachricht überprüfen, die in Ihrem Posteingang eingeht, insbesondere wenn Sie verdächtige Nachrichten erhalten.

Immer wenn eine Nachricht in Outlook eingeht, die nicht über das Symbol für vertrauenswürdige Absender verfügt, sollten Sie sich beim Absender erkundigen, ob die Nachricht tatsächlich gesendet wurde. Andernfalls könnte es sich um einen Phishing-Angriff handeln.

Fügen Sie Kontakte zu sicheren und blockierten Absenderlisten hinzu

Wenn Sie einen Absender zu Ihrer Liste der blockierten Absender hinzufügen, werden die Nachrichten in Ihren Junk-E-Mail-Ordner verschoben. Dies ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass unerwünschte E-Mails automatisch herausgefiltert werden.

Aktualisieren Sie regelmäßig das Kennwort für Ihr Microsoft-Konto

Neben der Aktualisierung des Kennworts für Ihre Outlook-Datendateien und -ordner ist es wichtig, dass Sie das Kennwort für Ihr Microsoft-Onlinekonto regelmäßig aktualisieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an und klicken Sie auf Profilsymbol oben rechts.
  2. Wählen Microsoft-Konto anzeigen aus dem Dropdown-Menü.
  3. Klicken Sicherheit aus dem Menü, das oben auf dem Bildschirm angezeigt wird.
  4. Klicken Passwort ändern aus dem Menü Sicherheitsgrundlagen.
  5. Überprüfen Sie Ihre Identität per E-Mail oder Textcode.
  6. Geben Sie Ihr altes Passwort gefolgt von einem neuen Passwort ein (Sie müssen es zweimal eingeben, um es festzulegen).

Die regelmäßige Aktualisierung Ihres Passworts schützt Sie vor Brute-Force-Angriffen und Phishing, wodurch Ihr altes Passwort möglicherweise für Eindringlinge anfällig geworden ist. Aus Sicherheitsgründen können Sie festlegen, dass Sie alle 72 Tage daran erinnert werden, Ihr Kennwort zu aktualisieren. Wenn Sie über einen Kennwort-Manager verfügen, können Sie ihn verwenden, um bei jeder Aufforderung zur Aktualisierung automatisch ein sicheres Kennwort zu generieren.

Überprüfen Sie die Adressleiste, bevor Sie sich anmelden

Unabhängig davon, ob Sie Outlook oder Office 365 verwenden, lohnt es sich immer, die URL in der Adressleiste zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie sich tatsächlich auf der offiziellen Website anmelden. Wenn Sie sich über einen Link in einer E-Mail oder Website in Ihrem Konto anmelden, können Sie Ihre Anmeldeinformationen versehentlich einem Hacker übergeben.

Verwenden Sie die Verschlüsselung, um E-Mails in Office 365 zu senden

Der einzige Weg, um sicherzustellen, dass E-Mails während der Übertragung geschützt sind, besteht darin, sie durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu schützen. Outlook für Office 365 bietet Benutzern die Möglichkeit, E-Mails mit S / MIME-Verschlüsselung und Office 365-Nachrichtenverschlüsselung zu senden.

S / MIME

Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S / MIME) ist ein weit verbreitetes Protokoll zum Senden von digital signierten und verschlüsselten E-Mail-Nachrichten. Dies ist die empfohlene Verschlüsselung, die mit Outlook geliefert wird.

Um S / MIME in Outlook verwenden zu können, müssen Absender und Empfänger über eine E-Mail-Anwendung verfügen, die den S / MIME-Standard unterstützt. Um eine Nachricht mit S / MIME-Verschlüsselung zu senden, muss dem Schlüsselbund auf Ihrem Computer ein S / MIME-Zertifikat hinzugefügt werden. Nachdem Sie das Zertifikat auf Ihrem Computer eingerichtet haben, müssen Sie es in Outlook einrichten:

  1. Klicken Datei im Menü gefolgt von Optionen > Trustcenter > Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter.
  2. Wählen E-Mail-Sicherheit aus dem Fenster links.
  3. Unter Verschlüsselte E-Mail, klicken die Einstellungen.
  4. In dem Abschnitt Zertifikate und Algorithmen, klicken Wählen und entscheiden Sie sich für das S / MIME-Zertifikat.
  5. klicken in Ordnung

Verwaltung von Informationsrechten

Die Office 365-Nachrichtenverschlüsselung wird als Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) bezeichnet. Es ist eine Verschlüsselungsmethode, die in Outlook bereitgestellt wird. Um IRM verwenden zu können, muss der Absender über die Office 365-Nachrichtenverschlüsselung verfügen, die in der O365 E3-Lizenz enthalten ist.

Um diese Verschlüsselungsmethode zu verwenden, klicken Sie im Erstellungsfenster einer Nachricht auf Optionen. Wählen Sie die Verschlüsselung und wählen Sie die gewünschte Einstellung. Die Funktion Nur verschlüsseln ist nur für Abonnenten (Office ProPlus-Benutzer) aktiviert, die auch Exchange Online verwenden.

Verschlüsseln von E-Mails in Office 2010 oder 2013

Beim Verschlüsseln von Nachrichten in Office 2010 haben Sie die Möglichkeit, entweder eine einzelne Nachricht oder alle ausgehenden Nachrichten zu verschlüsseln. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einzelne Nachricht zu verschlüsseln:

  1. Verfassen Sie eine Nachricht und klicken Sie auf Optionen Tab.
  2. Im Mehr Optionen, Klicken Sie auf den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke.
  3. Wählen Sicherheitseinstellungen gefolgt von der Nachrichteninhalte und Anhänge verschlüsseln Kontrollkästchen.
  4. Verfassen Sie Ihre Nachricht, und klicken Sie dann auf OK Senden.

Wenn Sie alle Nachrichten standardmäßig verschlüsseln, können Sie sie schreiben und senden, ohne dass Sie etwas tun müssen. Sie müssen jedoch beachten, dass der Empfänger Ihre digitale ID benötigt, damit er diese Nachrichten entschlüsseln kann. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um alle Nachrichten zu verschlüsseln:

  1. Drücke den Datei Tab oben rechts.
  2. Klicken Optionen > Trustcenter > Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter.
  3. Drücke den Registerkarte E-Mail-Sicherheit, und unter Verschlüsselte E-Mail wähle aus Verschlüsseln Sie Inhalte und Anhänge für ausgehende Nachrichten Kontrollkästchen.
  4. Klicken Sie auf, um ein bestimmtes zu verwendendes Zertifikat (S / MIME oder Exchange Server Security) auszuwählen die Einstellungen.

Verwenden Sie Mailvelope

Wenn Sie E-Mails lieber aus Outlook mit starker PGP-Verschlüsselung senden möchten, müssen Sie die Drittanbieter-Erweiterung Mailvelope verwenden. Die gute Nachricht ist, dass Mailvelope sehr einfach zu verwenden ist und es Ihnen ermöglicht, PGP-verschlüsselte E-Mails an jeden E-Mail-Anbieter zu senden, der PGP unterstützt.

Einrichten der IP-Filterung

Eine weitere Möglichkeit, die Sicherheit von Office 365 und Outlook zu gewährleisten, besteht darin, den Extranet-Zugriff auf die Cloud-Dienste Ihres Unternehmens zu untersagen. Durch die Einschränkung, welche IP-Adressen auf Ihr Office 365-Konto zugreifen dürfen, ist es für einen Hacker unmöglich, auf Outlook zuzugreifen, selbst wenn er die Anmeldeinformationen und das Kennwort eines Kontos verwaltet.

Es ist jedoch zu beachten, dass das Aktivieren dieser Funktion bedeutet, dass die E-Mail-Konten nur Mitarbeitern von außerhalb des Büros zur Verfügung stehen, die ein VPN einrichten.

Fazit

Outlook verfügt über zahlreiche native Sicherheitsfunktionen, mit denen sichergestellt werden kann, dass Ihre E-Mails gut geschützt sind. Egal, ob Sie eine etwas ältere Version von Outlook oder die neueste Version des Office 365-Abonnementdiensts verwenden - dieses Handbuch hilft Ihnen dabei, so viele Sicherheitseinstellungen wie möglich zu verwenden.

Wenn Sie zusätzliche Maßnahmen zur Sicherung Ihres Windows-PCs ergreifen möchten, sollten Sie die Verwendung eines Windows-VPN in Betracht ziehen.

Brayan Jackson Administrator
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