Czy możesz zabezpieczyć program Microsoft Outlook?

Jeśli podobnie jak wiele osób na całym świecie używasz programu Microsoft Outlook do wysyłania i odbierania e-maili osobistych lub biznesowych, możesz zastanawiać się, czy możesz zrobić więcej, aby chronić swoje konto. Wiadomości e-mail mogą zawierać wiele poufnych informacji, więc naturalne jest zrozumienie funkcji prywatności i zabezpieczeń wbudowanych w program Outlook. Jeśli nie korzystasz obecnie ze wszystkich tych funkcji, Twoje konto e-mail może nie być tak bezpieczne, jak mogłoby być. Na szczęście ten przewodnik jest tutaj, aby Ci pomóc.

Adres e-mail programu Microsoft Outlook

Poniżej przeprowadzimy Cię przez wszystkie najważniejsze ustawienia niezbędne do obsługi Outlooka. Wyjaśnimy również, jak rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail z silnym szyfrowaniem, aby zapewnić ochronę danych przed szpiegowaniem i hakerami.

Ustaw hasło, aby chronić pliki danych programu Outlook

Bez względu na to, czy korzystasz z autonomicznej wersji programu Outlook (2007, 2010, 2016, 2020), czy programu Outlook w usłudze Office 365, pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to ustawić hasło do plików danych programu Outlook (.pst). Zapewni to, że twoje dane osobowe nie będą dostępne, jeśli ktoś inny korzysta z twojego komputera - lub spróbuje uzyskać dostęp do twojego programu Outlook, gdy jesteś z dala od klawiatury.

Po ustawieniu hasła pojawi się monit o podanie hasła zarówno podczas uruchamiania programu Outlook, jak i podczas otwierania pliku pst.

  1. Otwórz program Outlook i kliknij plik zakładka w lewym górnym rogu okna
  2. Kliknij Ustawienia konta > Ustawienia konta

    ustawienia konta Microsoft

  3. Wybierz kartę plików danych i zaznacz plik danych programu Outlook (.pst), który chcesz zabezpieczyć hasłem. W usłudze Office 365 zobaczysz różne typy plików danych programu Outlook (pliki .pst), w tym plik archiwum i plik skrzynki odbiorczej. Chcesz zabezpieczyć hasłem plik danych skrzynki odbiorczej (inbox.pst) - dlatego kliknij dwukrotnie ten plik.
  4. Kliknij Zmień hasło

    zmień hasło w folderach osobistych

  5. Teraz wprowadź hasło do Nowe hasło i Zweryfikuj hasło pudła. Hasło powinno być solidne, więc upewnij się, że jest to kombinacja wielkich i małych liter, cyfr i symboli.
  6. Kliknij dobrze i hasło zostanie ustawione.

Pamiętaj, że jeśli zapomnisz hasła, zostaniesz zablokowany z pliku danych programu Outlook. Microsoft nie może odzyskać utraconych haseł ani kont. Musisz więc upewnić się, że pamiętasz swoje hasło - lub że zapisałeś je w bezpiecznym menedżerze haseł.

Wybierz silne hasło

Bez względu na to, czy wybierasz hasło do logowania do Office 365, czy do pliku danych programu Outlook, ważne jest, aby wybrać silne hasło.

Pamiętaj, że jeśli korzystasz z programu Outlook w pracy lub w szkole, możliwe, że jesteś na serwerze Microsoft Exchange. W takim przypadku musisz porozmawiać z lokalnym administratorem systemu, aby ustawić hasło.

Każde hasło, którego używasz (dla każdego konta internetowego, które posiadasz) powinno być unikalne. Dzięki temu hakerzy nie będą mogli uzyskać dostępu do drugiego konta, jeśli ktoś zostanie w ten sposób zaatakowany. Silne hasła muszą zawierać górne i dolne znaki, cyfry i symbole.

Im dłuższe hasło, tym bardziej będzie bezpieczne. Z tego powodu zaleca się użycie menedżera haseł w celu ochrony programu Outlook (i wszystkich innych kont) za pomocą silnych, unikalnych haseł. Nigdy nie wybieraj oczywistych haseł, takich jak urodziny, imiona zwierząt domowych i inne informacje, które mogłyby zostać odgadnięte.

Ponadto nigdy nie zostawiaj hasła leżącego w miejscu, w którym łatwo go zauważyć. Hasło na kartce samoprzylepnej przyklejonej do monitora komputera może być wygodne, ale zapewnia również każdemu, kto ma dostęp do komputera, łatwy dostęp do konta.

Skonfiguruj uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Jeśli przeszedłeś do korzystania z programu Outlook w usłudze Office 365, zaleca się skonfigurowanie uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA). Zwiększy to bezpieczeństwo twojego konta Office 365 i ochroni wszystkie twoje e-maile.

Korzystanie z internetowej wersji Office 365 programu Outlook oznacza, że ​​hasło i metoda 2FA są zawsze potrzebne do zalogowania. Warto jednak zauważyć, że jeśli pozostawisz zalogowanego klienta WWW - ktoś może uzyskać dostęp do wiadomości e-mail, gdy jesteś daleko od Twój komputer. Z tego powodu ważne jest, aby regularnie się wylogowywać.

Ustaw przedmioty jako prywatne

Każdy, kto korzysta z programu Outlook na serwerze Exchange, może zdecydować, aby elementy były prywatne podczas ich tworzenia. Gdy ustawisz element jako prywatny, inni użytkownicy na serwerze Exchange nie będą mieli dostępu do żadnych szczegółowych informacji na temat tego elementu.

Aby ustawić elementy jako prywatne, kliknij prywatne pole wyboru obok elementów podczas ich tworzenia. Pamiętaj, że inni użytkownicy z uprawnieniami dostępu do twoich folderów będą mogli otwierać elementy, chyba że wyraźnie odmówisz im dostępu.

Dlatego, aby upewnić się, że przedmioty są prywatne, musisz wybrać Opcje w Menu Narzędzia i kliknij Delegaci patka. Teraz wybierz użytkownika i kliknij Uprawnienia aby odznaczyć Delegat może zobaczyć moje prywatne przedmioty pole wyboru. Będziesz musiał odwołać dostęp dla każdego użytkownika.

Zabezpiecz swoje foldery

Ochrona poszczególnych folderów hasłem to doskonały sposób, aby uniemożliwić każdemu dostęp do twoich prywatnych danych. Może to mieć kluczowe znaczenie w ruchliwym biurze, w którym ludzie mogą swobodnie chodzić po biurkach niezauważeni. Aby ustawić hasło do folderów osobistych:

  1. Prawym przyciskiem myszy kliknij folder najwyższego poziomu Folder osobisty
  2. Wybierz Właściwości folderów osobistych
  3. Podczas gdy Generał kliknij zakładkę zaawansowane
  4. Kliknij Zmień hasło i wprowadź bezpieczne hasło w obu polach

Wybieranie Zapisz to hasło na liście haseł pozwoli hakerowi (lub wścibskiemu koledze, członkowi rodziny lub współlokatorowi) łatwo ominąć ochronę hasłem. Dlatego nie klikaj tego i upewnij się, że pamiętasz hasło lub przechowujesz je w bezpiecznym menedżerze haseł.

Warto zauważyć, że nie można zabezpieczyć hasłem poszczególnych podfolderów. Możesz tylko zabezpieczyć hasłem wszystko od folderu najwyższego poziomu.

Zaktualizuj program Outlook

Regularnie wykrywane są nowe luki w przeglądarkach i oprogramowaniu. Z tego powodu ważne jest, aby regularnie aktualizować swoją wersję programu Outlook, a także przeglądarkę i system operacyjny.

Aktualizowanie systemu za pomocą najnowszych poprawek zabezpieczeń dla Windows Defender, a także zapewnienie aktualnego oprogramowania antywirusowego - zapobiegnie padnięciu ofiarą wirusów, oprogramowania szpiegującego, rootkitów i trojanów, które mogą również dać hakerom dostęp do twoje e-maile z Outlooka.

Aby sprawdzić dostępność aktualizacji, zaloguj się do Office 365 i przejdź do programu Outlook informacje o koncie okno. Kliknij Konto Office w panelu menu po lewej stronie ekranu. Wyświetlone zostanie okno Informacje o produkcie Microsoft. Kliknij Nastąpiły aktualizacje pakietu Office przez Aktualizuj teraz aby pobrać i zainstalować najnowszą wersję. Jeśli masz uruchomione aplikacje biurowe, może pojawić się monit o ich ponowne uruchomienie i komputer, aby aktualizacje zostały poprawnie ukończone.

Poszukaj ikony zaufanego nadawcy

Po otrzymaniu wiadomości e-mail ważne jest sprawdzenie zielonej tarczy i wiadomości zaufanego nadawcy. Umożliwi to sprawdzenie bezpieczeństwa wiadomości przychodzącej do skrzynki odbiorczej, szczególnie jeśli dotrze coś, co do którego jesteś podejrzany.

Za każdym razem, gdy wiadomość przychodzi do programu Outlook, który nie ma ikony zaufanego nadawcy, warto skontaktować się z nadawcą, aby sprawdzić, czy rzeczywiście wysłał wiadomość; jeśli nie, może to być atak phishingowy.

Dodaj kontakty do bezpiecznych i zablokowanych list nadawców

Dodanie nadawcy do listy zablokowanych nadawców zmusza ich wiadomości do przejścia do folderu Wiadomości-śmieci. Jest to dobry sposób na automatyczne filtrowanie niechcianych wiadomości e-mail.

Regularnie aktualizuj hasło do swojego konta Microsoft

Oprócz aktualizacji hasła do plików i folderów danych programu Outlook ważne jest, aby regularnie aktualizować hasło do internetowego konta Microsoft. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

  1. Zaloguj się do swojego konta Microsoft i kliknij ikona profilu w prawym górnym rogu.
  2. Wybierz Wyświetl konto Microsoft z menu rozwijanego.
  3. Kliknij Bezpieczeństwo z menu wyświetlonego w górnej części ekranu.
  4. Kliknij Zmień hasło z poziomu menu podstawowych zabezpieczeń.
  5. Zweryfikuj swoją tożsamość za pomocą e-maila lub kodu tekstowego.
  6. Wpisz swoje stare hasło, a następnie nowe hasło (musisz je wprowadzić dwukrotnie, aby je ustawić).

Regularne aktualizowanie hasła chroni przed atakami typu „brute force” i phishingiem, które mogły narazić twoje stare hasło na ataki intruzów. Aby zapewnić bezpieczeństwo, możesz ustawić przypomnienie, aby aktualizować hasło co 72 dni. Jeśli masz menedżera haseł, możesz go użyć do automatycznego generowania silnego hasła za każdym razem, gdy zostaniesz poproszony o jego aktualizację.

Sprawdź pasek adresu przed zalogowaniem

Bez względu na to, czy korzystasz z programu Outlook, czy Office 365, zawsze warto sprawdzić adres URL w pasku adresu, aby sprawdzić, czy faktycznie logujesz się na oficjalnej stronie internetowej. Zalogowanie się na konto z linku w wiadomości e-mail lub stronie internetowej może spowodować przypadkowe przekazanie hakera poświadczeń logowania.

Użyj szyfrowania, aby wysyłać wiadomości e-mail w Office 365

Jedynym sposobem zapewnienia ochrony wiadomości e-mail podczas przesyłania jest zabezpieczenie ich przy użyciu szyfrowania typu end-to-end. Program Outlook dla Office 365 zapewnia użytkownikom możliwość wysyłania wiadomości e-mail przy użyciu szyfrowania S / MIME i szyfrowania wiadomości Office 365.

S / MIME

Bezpieczne / uniwersalne rozszerzenia poczty internetowej (S / MIME) to powszechnie używany protokół do wysyłania podpisanych cyfrowo i zaszyfrowanych wiadomości e-mail. Jest to najbardziej zalecane szyfrowanie dostarczane z programem Outlook.

Aby używać S / MIME w Outlooku, zarówno nadawca, jak i odbiorca muszą mieć aplikację pocztową, która obsługuje standard S / MIME. Aby wysłać wiadomość za pomocą szyfrowania S / MIME, konieczne jest również dodanie certyfikatu S / MIME do pęku kluczy na komputerze. Po skonfigurowaniu certyfikatu na komputerze należy go skonfigurować w programie Outlook:

  1. Kliknij Plik w menu, a następnie Opcje > Centrum zaufania > Ustawienia Centrum zaufania.
  2. Wybierz Bezpieczeństwo poczty e-mail z okna po lewej stronie.
  3. Pod Zaszyfrowany e-mail, Kliknij Ustawienia.
  4. w Sekcja Certyfikaty i algorytmy, Kliknij Wybierać i wybierz certyfikat S / MIME.
  5. Kliknij dobrze

Zarządzanie prawami do informacji

Szyfrowanie wiadomości Office 365 nazywa się Zarządzanie prawami do informacji (IRM). Jest to metoda szyfrowania udostępniana w programie Outlook. Aby korzystać z IRM, nadawca musi mieć szyfrowanie wiadomości Office 365, które jest zawarte w licencji O365 E3.

Aby skorzystać z tej metody szyfrowania, kliknij Opcje w oknie tworzenia wiadomości. Wybierz szyfrowanie i wybierz wymagane ustawienie. Funkcja Tylko szyfruj jest włączona tylko dla subskrybentów (użytkowników Office ProPlus), którzy również korzystają z Exchange Online.

Szyfrowanie wiadomości e-mail w pakiecie Office 2010 lub 2013

Jeśli chodzi o szyfrowanie wiadomości w pakiecie Office 2010, możesz zaszyfrować pojedynczą wiadomość lub zaszyfrować wszystkie wiadomości wychodzące. Aby zaszyfrować pojedynczą wiadomość, wykonaj następujące kroki:

  1. Napisz wiadomość i kliknij Opcje patka.
  2. W Więcej opcji, kliknij małą strzałkę w prawym dolnym rogu.
  3. Wybierz Ustawienia bezpieczeństwa a następnie Szyfruj treść wiadomości i załączniki pole wyboru.
  4. Utwórz wiadomość, a następnie kliknij Wysłać.

Jeśli zdecydujesz się zaszyfrować wszystkie wiadomości domyślnie, będziesz mógł je pisać i wysyłać bez robienia czegokolwiek w danym momencie. Musisz jednak pamiętać, że aby odbiorca mógł odszyfrować te wiadomości, potrzebuje Twojego identyfikatora cyfrowego. Aby zaszyfrować wszystkie wiadomości, wykonaj następujące kroki:

  1. Kliknij Plik zakładka w prawym górnym rogu.
  2. Kliknij Opcje > Centrum zaufania > Ustawienia Centrum zaufania.
  3. Kliknij Karta Zabezpieczenia poczty e-mail, i pod Zaszyfrowana wiadomość e-mail Wybierz Szyfruj zawartość i załączniki do wiadomości wychodzących pole wyboru.
  4. Aby wybrać konkretny certyfikat do użycia (S / MIME lub Exchange Server Security), kliknij Ustawienia.

Użyj Mailvelope

Jeśli wolisz wysyłać wiadomości e-mail z poziomu programu Outlook przy użyciu silnego szyfrowania PGP, konieczne będzie użycie rozszerzenia Mailvelope innej firmy. Dobrą wiadomością jest to, że Mailvelope jest bardzo łatwy w użyciu i pozwala wysyłać zaszyfrowane wiadomości e-mail PGP do dowolnego dostawcy poczty e-mail obsługującego PGP.

Skonfiguruj filtrowanie adresów IP

Innym sposobem na zapewnienie bezpieczeństwa Office 365 i Outlooka jest uniemożliwienie dostępu ekstranetowego do usług chmurowych firmy. Ograniczając adresy IP, które mogą uzyskiwać dostęp do Twojego konta Office 365, haker nie może uzyskać dostępu do programu Outlook, nawet jeśli uda mu się uzyskać poświadczenie konta i hasło.

Warto jednak zauważyć, że włączenie tej funkcji spowoduje, że konta e-mail będą dostępne tylko dla pracowników spoza biura po skonfigurowaniu sieci VPN.

Wniosek

Program Outlook ma wiele rodzimych funkcji zabezpieczeń, których można użyć, aby zapewnić dobrą ochronę wiadomości e-mail. Bez względu na to, czy korzystasz z nieco starszej wersji programu Outlook, czy najnowszej wersji, która jest dostarczana z usługą subskrypcji Office 365 - ten przewodnik pomoże Ci w użyciu jak największej liczby ustawień zabezpieczeń.

Jeśli chcesz podjąć dodatkowe środki w celu zabezpieczenia komputera z systemem Windows, powinieneś rozważyć skorzystanie z Windows VPN.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me