Pouvez-vous sécuriser Microsoft Outlook?

Si, comme dans le monde entier, vous utilisez Microsoft Outlook pour envoyer et recevoir des e-mails personnels ou professionnels, vous vous demandez peut-être si vous pouvez faire plus pour protéger votre compte. Les e-mails peuvent contenir de nombreuses informations sensibles, il est donc naturel de vouloir comprendre les fonctionnalités de confidentialité et de sécurité intégrées à Outlook. Si vous n'utilisez pas actuellement toutes ces fonctionnalités, votre compte de messagerie n'est peut-être pas aussi sécurisé qu'il pourrait l'être. Heureusement, ce guide est là pour vous aider.

Courriel Microsoft Outlook

Ci-dessous, nous vous expliquerons tous les paramètres les plus importants nécessaires pour consolider Outlook. Nous expliquerons également comment commencer à envoyer des e-mails avec un cryptage puissant pour garantir que vos données sont protégées contre l'espionnage et les pirates.

Configurer un mot de passe pour protéger vos fichiers de données Outlook

Que vous utilisiez une version autonome d'Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) ou Outlook sur Office 365, la première chose à faire est de configurer un mot de passe pour vos fichiers de données Outlook (.pst). Cela garantira que vos données personnelles ne seront pas accessibles si quelqu'un d'autre utilise votre ordinateur - ou tente d'accéder à votre Outlook pendant que vous êtes loin d'un clavier.

Dès qu'un mot de passe est défini, vous serez invité à entrer votre mot de passe à la fois au démarrage d'Outlook et à l'ouverture d'un fichier .pst.

  1. Ouvrez Outlook et cliquez sur le fichier onglet en haut à gauche de la fenêtre
  2. Cliquer sur Paramètres du compte > Paramètres du compte

    paramètres de compte Microsoft

  3. Sélectionnez l'onglet des fichiers de données et mettez en surbrillance le fichier de données Outlook (.pst) que vous souhaitez protéger par mot de passe. Sur Office 365, vous verrez différents types de fichiers de données Outlook (fichiers .pst), y compris un fichier d'archive et un fichier de boîte de réception. Vous voulez protéger par mot de passe le fichier de données de la boîte de réception (boîte de réception.pst) - alors double-cliquez dessus.
  4. Cliquer sur Changer le mot de passe

    changer le mot de passe sous les dossiers personnels

  5. Entrez maintenant un mot de passe dans le Nouveau mot de passe et Vérifier le mot de passe des boites. Le mot de passe doit être robuste, assurez-vous donc qu'il s'agit d'un mélange de caractères majuscules et minuscules, de chiffres et de symboles.
  6. Cliquez sur D'accord et le mot de passe sera défini.

N'oubliez pas que si vous oubliez votre mot de passe, vous serez exclu de votre fichier de données Outlook. Microsoft ne peut pas récupérer les mots de passe ou les comptes perdus. Vous devez donc vous assurer que vous pouvez vous souvenir de votre mot de passe - ou que vous l'avez enregistré dans un gestionnaire de mots de passe sécurisé.

Choisissez un mot de passe fort

Que vous sélectionniez un mot de passe pour vous connecter à Office 365 ou pour un fichier de données Outlook, il est essentiel de sélectionner un mot de passe fort.

N'oubliez pas que si vous utilisez Outlook au travail ou à l'école, il est possible que vous soyez sur un serveur Microsoft Exchange. Si tel est le cas, vous devrez parler à votre administrateur système local pour configurer un mot de passe.

Chaque mot de passe que vous utilisez (pour chaque compte en ligne que vous possédez) doit être unique. Cela empêchera les pirates d'accéder à un compte secondaire en cas de pénétration. Les mots de passe forts doivent inclure des caractères, des chiffres et des symboles supérieurs et inférieurs.

Plus le mot de passe est long, plus il sera sécurisé. Pour cette raison, il est conseillé d'utiliser un gestionnaire de mots de passe afin de protéger votre Outlook (et tous vos autres comptes) avec des mots de passe uniques forts. Ne choisissez jamais des mots de passe évidents tels que les anniversaires, les noms d'animaux de compagnie et d'autres informations qui pourraient être devinées.

De plus, ne laissez jamais votre mot de passe traîner quelque part où il est facile à repérer. Un mot de passe sur un post-it collé sur votre écran d'ordinateur peut être pratique, mais il permet également à toute personne ayant accès à votre PC d'accéder facilement à votre compte.

Configuration de l'authentification à double facteur

Si vous êtes passé à l'utilisation d'Outlook sur Office 365, il est recommandé de configurer l'authentification à deux facteurs (2FA). Cela augmentera la sécurité de votre compte Office 365 et protégera tous vos e-mails.

L'utilisation de la version en ligne d'Office 365 d'Outlook signifie que votre mot de passe et la méthode 2FA sont toujours nécessaires pour vous connecter. Cependant, il convient de noter que si vous laissez le client Web connecté - quelqu'un pourrait accéder à vos e-mails lorsque vous êtes loin de ton ordinateur. Pour cette raison, il est important de vous assurer de vous déconnecter régulièrement.

Rendre les éléments privés

Toute personne utilisant Outlook sur un serveur Exchange peut choisir de rendre les éléments privés lors de leur création. Lorsque vous rendez un élément privé, les autres utilisateurs du serveur Exchange ne peuvent pas accéder aux détails spécifiques de cet élément.

Pour rendre des éléments privés, cochez la case privée à côté des éléments lorsque vous les créez. N'oubliez pas que les autres utilisateurs autorisés à accéder à vos dossiers pourront ouvrir des éléments, sauf si vous leur refusez spécifiquement l'accès.

Ainsi, pour garantir la confidentialité des articles, vous devez choisir Les options dans le Menu outils et cliquez sur le Délégués languette. Maintenant, sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Autorisations pour désélectionner le Le délégué peut voir mes objets privés case à cocher. Vous devrez révoquer l'accès pour chaque utilisateur individuel.

Sécurisez vos dossiers

La protection par mot de passe des dossiers individuels est un excellent moyen d'empêcher quiconque d'accéder à vos données privées. Cela peut être crucial dans un bureau occupé où les gens sont libres de se promener dans les bureaux sans être remarqués. Pour configurer un mot de passe pour vos dossiers personnels:

  1. Faites un clic droit sur votre dossier de niveau supérieur, cela s'appelle normalement Dossier personnel
  2. Sélectionner Propriétés des dossiers personnels
  3. Alors que Général onglet cliquer Avancée
  4. Cliquez sur Changer le mot de passe et entrez un mot de passe sécurisé dans les deux champs

Sélection Enregistrez ce mot de passe dans votre liste de mots de passe permettra à un pirate informatique (ou un collègue curieux, un membre de la famille ou un colocataire) de contourner facilement cette protection par mot de passe. Donc, ne cliquez pas dessus et assurez-vous plutôt de vous souvenir de votre mot de passe ou de le stocker dans un gestionnaire de mots de passe sécurisé.

Il convient de noter que vous ne pouvez pas protéger par mot de passe des sous-dossiers individuels. Vous pouvez uniquement protéger tout par mot de passe du dossier de niveau supérieur.

Mettre à jour Outlook

De nouvelles vulnérabilités pour les navigateurs et les logiciels sont découvertes régulièrement. Pour cette raison, il est important de mettre à jour régulièrement votre version d'Outlook, ainsi que votre navigateur et votre système d'exploitation.

Garder votre système à jour avec les correctifs de sécurité les plus récents pour Windows Defender, ainsi que vous assurer que vous disposez d'un logiciel antivirus à jour - vous évitera d'être victime de virus, de logiciels espions, de rootkits et de chevaux de Troie qui pourraient également permettre aux pirates d'accéder à vos e-mails Outlook.

Pour vérifier les mises à jour, connectez-vous à Office 365 et accédez à Outlook Information sur le compte fenêtre. Cliquez sur Compte de bureau dans le volet de menu à gauche de votre écran. La fenêtre Informations sur le produit Microsoft s'affiche désormais. Cliquer sur Mises à jour Office suivies par Mettez à jour maintenant pour télécharger et installer la dernière version. Si vous avez des applications bureautiques en cours d'exécution, vous serez peut-être invité à les redémarrer ainsi qu'à votre ordinateur pour que les mises à jour se terminent correctement.

Recherchez l'icône de l'expéditeur de confiance

Lorsque vous recevez des e-mails, il est important de vérifier le bouclier vert et le message de l'expéditeur de confiance. Cela vous permettra de vérifier la sécurité d'un message qui arrive dans votre boîte de réception, en particulier si quelque chose arrive dont vous vous méfiez..

Chaque fois qu'un message arrive dans Outlook qui n'a pas l'icône d'expéditeur de confiance, cela vaut la peine de vérifier avec l'expéditeur pour vérifier qu'il a bien envoyé le message; sinon ce pourrait être une attaque de phishing.

Ajouter des contacts à des listes d'expéditeurs sécurisés et bloqués

L'ajout d'un expéditeur à votre liste d'expéditeurs bloqués force ses messages à accéder à votre dossier de courrier indésirable. C'est un bon moyen de s'assurer que les e-mails indésirables sont automatiquement filtrés.

Mettez à jour régulièrement le mot de passe de votre compte Microsoft

En plus de mettre à jour le mot de passe de vos fichiers et dossiers de données Outlook, il est essentiel de vous assurer de mettre à jour régulièrement le mot de passe de votre compte Microsoft en ligne. Pour ce faire, procédez comme suit:

  1. Connectez-vous à votre compte Microsoft et cliquez sur le icône de profil en haut à droite.
  2. Sélectionner Afficher le compte Microsoft dans le menu déroulant.
  3. Cliquez sur Sécurité dans le menu qui apparaît en haut de votre écran.
  4. Cliquez sur Changer le mot de passe à partir du menu des bases de la sécurité.
  5. Vérifiez votre identité par e-mail ou code texte.
  6. Tapez votre ancien mot de passe suivi d'un nouveau mot de passe (vous devrez le saisir deux fois pour le définir).

La mise à jour régulière de votre mot de passe protège contre les attaques par force brute et le phishing, qui peuvent avoir rendu votre ancien mot de passe vulnérable aux intrus. Pour être sûr, vous pouvez le configurer pour vous rappeler de mettre à jour votre mot de passe tous les 72 jours. Si vous avez un gestionnaire de mots de passe, vous pouvez l'utiliser pour générer automatiquement un mot de passe fort à chaque fois que vous êtes invité à le mettre à jour.

Vérifiez la barre d'adresse avant de vous connecter

Que vous utilisiez Outlook ou Office 365, il vaut toujours la peine de vérifier l'URL dans la barre d'adresse pour vérifier que vous vous connectez réellement au site Web officiel. La connexion à votre compte à partir d'un lien dans un e-mail ou un site Web peut entraîner la remise accidentelle de vos identifiants de connexion à un pirate.

Utiliser le chiffrement pour envoyer des e-mails dans Office 365

La seule façon de garantir la protection des e-mails en transit est de les sécuriser à l'aide d'un chiffrement de bout en bout. Outlook pour Office 365 offre aux utilisateurs la possibilité d'envoyer des e-mails à l'aide du chiffrement S / MIME et du chiffrement des messages Office 365.

S / MIME

Les extensions de messagerie Internet sécurisées / polyvalentes (S / MIME) sont un protocole largement utilisé pour envoyer des e-mails signés et cryptés numériquement. Il s'agit du cryptage le plus recommandé fourni avec Outlook.

Pour utiliser S / MIME dans Outlook, l'expéditeur et le destinataire doivent disposer d'une application de messagerie prenant en charge la norme S / MIME. Pour envoyer un message à l'aide du cryptage S / MIME, il est également nécessaire d'avoir ajouté un certificat S / MIME au trousseau sur votre ordinateur. Après avoir configuré le certificat sur votre ordinateur, vous devez le configurer dans Outlook:

  1. Cliquez sur Fichier dans le menu suivi de Les options > Centre de confiance > Paramètres du Trust Center.
  2. Sélectionner Sécurité des e-mails depuis la fenêtre de gauche.
  3. En dessous de Courriel crypté, Cliquez sur Réglages.
  4. dans le Section Certificats et algorithmes, Cliquez sur Choisir et optez pour le certificat S / MIME.
  5. Cliquez sur D'accord

Gestion des droits à l'information

Le chiffrement des messages Office 365 est appelé Gestion des droits relatifs à l'information (IRM). Il s'agit d'une méthode de cryptage fournie dans Outlook it. Pour utiliser IRM, l'expéditeur doit avoir le chiffrement de messages Office 365, qui est inclus dans la licence O365 E3.

Pour utiliser cette méthode de cryptage, cliquez sur Options dans la fenêtre de rédaction d'un message. Sélectionnez le cryptage et choisissez le paramètre dont vous avez besoin. La fonctionnalité de chiffrement uniquement est activée uniquement pour les abonnés (utilisateurs Office ProPlus) qui utilisent également Exchange Online.

Cryptage des e-mails dans Office 2010 ou 2013

Lorsqu'il s'agit de chiffrer des messages dans Office 2010, vous avez la possibilité de chiffrer un seul message ou de chiffrer tous les messages sortants. Pour crypter un seul message, procédez comme suit:

  1. Composez un message et cliquez sur le Les options languette.
  2. Dans Plus d'options, cliquez sur la petite flèche dans le coin inférieur droit.
  3. Sélectionner Les paramètres de sécurité suivi du Crypter le contenu et les pièces jointes des messages case à cocher.
  4. Composez votre message, puis cliquez sur Envoyer.

Si vous choisissez de crypter tous les messages par défaut, vous pourrez les écrire et les envoyer sans rien faire à ce moment-là. Cependant, vous devez vous rappeler que pour que le destinataire déchiffre ces messages, il aura besoin de votre identification numérique. Pour crypter tous les messages, procédez comme suit:

  1. Clique le Fichier onglet en haut à droite.
  2. Cliquez sur Les options > Centre de confiance > Paramètres du Trust Center.
  3. Clique le Onglet Sécurité des e-mails, et sous E-mail crypté sélectionnez le Crypter le contenu et les pièces jointes des messages sortants case à cocher.
  4. Pour sélectionner un certificat spécifique à utiliser (S / MIME ou Exchange Server Security), cliquez sur Réglages.

Utilisez Mailvelope

Si vous préférez envoyer des e-mails à partir d'Outlook en utilisant un cryptage PGP puissant, il sera alors nécessaire d'utiliser l'extension tierce Mailvelope. La bonne nouvelle est que Mailvelope est très facile à utiliser et vous permettra d'envoyer des e-mails cryptés PGP à n'importe quel fournisseur de messagerie prenant en charge PGP..

Configurer le filtrage IP

Une autre façon de garantir la sécurité d'Office 365 et d'Outlook consiste à interdire l'accès extranet aux services cloud de votre entreprise. En restreignant les adresses IP qui peuvent accéder à votre compte Office 365, il est impossible pour un pirate d'accéder à Outlook même s'il parvient à obtenir les informations d'identification et le mot de passe du compte.

Cependant, il convient de noter que l'activation de cette fonctionnalité signifie que les comptes de messagerie ne sont disponibles que pour les membres du personnel extérieurs au bureau en configurant un VPN.

Conclusion

Outlook possède de nombreuses fonctionnalités de sécurité natives qui peuvent être utilisées pour garantir que vos e-mails sont bien protégés. Que vous utilisiez une version légèrement plus ancienne d'Outlook ou la dernière version fournie avec le service d'abonnement Office 365 - ce guide vous aidera à utiliser autant de paramètres de sécurité que possible.

Si vous souhaitez prendre des mesures supplémentaires pour sécuriser votre PC Windows, vous devriez envisager d'utiliser un VPN Windows.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
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