Kun je Microsoft Outlook veiliger houden?

Als u zoals velen over de hele wereld Microsoft Outlook gebruikt om persoonlijke of zakelijke e-mails te verzenden en ontvangen, vraagt ​​u zich misschien af ​​of u nog meer kunt doen om uw account te beschermen. E-mails kunnen veel gevoelige informatie bevatten, dus het is normaal dat u de privacy- en beveiligingsfuncties wilt begrijpen die in Outlook zijn ingebouwd. Als u momenteel niet al deze functies gebruikt, is uw e-mailaccount mogelijk niet zo veilig als het zou kunnen zijn. Gelukkig is deze gids hier om te helpen.


Microsoft Outlook Email

Hieronder zullen we u door alle belangrijke instellingen leiden die nodig zijn om Outlook te ondersteunen. We zullen ook uitleggen hoe u begint met het verzenden van e-mails met sterke codering om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd tegen rondsnuffelen en hackers.

Stel een wachtwoord in om uw Outlook-gegevensbestanden te beschermen

Of u nu een zelfstandige versie van Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) of Outlook op Office 365 gebruikt, het eerste wat u moet doen, is een wachtwoord instellen voor uw Outlook-gegevensbestanden (.pst). Dit zorgt ervoor dat uw persoonlijke gegevens niet toegankelijk zijn als iemand anders uw computer gebruikt - of probeert toegang te krijgen tot uw Outlook terwijl u niet achter een toetsenbord zit.

Zodra een wachtwoord is ingesteld, wordt u om uw wachtwoord gevraagd, zowel wanneer Outlook wordt gestart als wanneer een.pst-bestand wordt geopend.

  1. Open Outlook en klik op het dossier in de linkerbovenhoek van het venster
  2. Klik op Account instellingen > Account instellingen

    Microsoft-accountinstellingen

  3. Selecteer het tabblad gegevensbestanden en markeer het Outlook-gegevensbestand (.pst) dat u met een wachtwoord wilt beveiligen. Op Office 365 ziet u verschillende soorten Outlook-gegevensbestanden (PST-bestanden), waaronder een archiefbestand en een Postvak IN-bestand. U wilt het inbox-gegevensbestand (inbox.pst) beveiligen met een wachtwoord - dubbelklik daarop.
  4. Klik op Verander wachtwoord

    wachtwoord wijzigen onder persoonlijke mappen

  5. Voer nu een wachtwoord in bij de Nieuw paswoord en Verifieer wachtwoord dozen. Het wachtwoord moet robuust zijn, dus zorg ervoor dat het een combinatie is van hoofdletters en kleine letters, cijfers en symbolen.
  6. Klik OK en het wachtwoord wordt ingesteld.

Vergeet niet dat als u uw wachtwoord vergeet, u geen toegang meer hebt tot uw Outlook-gegevensbestand. Microsoft kan verloren wachtwoorden of accounts niet ophalen. U moet er dus voor zorgen dat u uw wachtwoord kunt onthouden of dat u het hebt opgeslagen in een veilige wachtwoordbeheerder.

Kies een sterk wachtwoord

Het maakt niet uit of u een wachtwoord selecteert om u aan te melden bij Office 365 of voor een Outlook-gegevensbestand, het is van vitaal belang dat u een sterk wachtwoord selecteert.

Onthoud dat als u Outlook op het werk of op school gebruikt, het mogelijk is dat u zich op een Microsoft-uitwisselingsserver bevindt. Als dit het geval is, moet u met uw lokale systeembeheerder praten om een ​​wachtwoord in te stellen.

Elk wachtwoord dat u gebruikt (voor elk online account dat u bezit) moet uniek zijn. Dit voorkomt dat hackers toegang krijgen tot een secundair account als er iemand wordt binnengedrongen. Sterke wachtwoorden moeten hoofdletters en kleine letters, cijfers en symbolen bevatten.

Hoe langer het wachtwoord, hoe veiliger het zal zijn. Om deze reden is het raadzaam om een ​​wachtwoordbeheerder te gebruiken om uw Outlook (en al uw andere accounts) te beschermen met sterke unieke wachtwoorden. Kies nooit voor de hand liggende wachtwoorden zoals verjaardagen, namen van huisdieren en andere informatie die mogelijk kan worden geraden.

Laat uw wachtwoord bovendien nooit ergens liggen waar het gemakkelijk te herkennen is. Een wachtwoord op een post-it note die op uw computermonitor is geplakt, kan handig zijn, maar het geeft ook iedereen met toegang tot uw pc gemakkelijk toegang tot uw account.

Dual Factor Auth instellen

Als u bent overgestapt op het gebruik van Outlook op Office 365, wordt u aangeraden dual factor auth (2FA) in te stellen. Dit verhoogt de beveiliging van uw Office 365-account en beschermt al uw e-mails.

Het gebruik van de online Office 365-versie van Outlook betekent dat uw wachtwoord en 2FA-methode altijd nodig zijn om in te loggen. Het is echter vermeldenswaard dat als u de webclient inlogt, iemand toegang tot uw e-mails kan hebben als u niet thuis bent jouw computer. Om deze reden is het belangrijk om ervoor te zorgen dat u regelmatig uitlogt.

Maak items privé

Iedereen die Outlook op een Exchange-server gebruikt, kan ervoor kiezen om items privé te maken wanneer ze worden gemaakt. Wanneer u een item privé maakt, hebben andere gebruikers op de Exchange-server geen toegang tot specifieke details voor dat item.

Als u items privé wilt maken, schakelt u het selectievakje naast de items in wanneer u ze maakt. Vergeet niet dat andere gebruikers met toegangsrechten tot uw mappen items kunnen openen, tenzij u hen specifiek de toegang ontzegt.

Om ervoor te zorgen dat items privé blijven, moet u dus kiezen opties in de Hulpmiddelen menu en klik op de afgevaardigden tab. Selecteer nu een gebruiker en klik op Rechten om de selectie van op te heffen Afgevaardigde kan mijn privé-items zien selectievakje. U moet de toegang voor elke individuele gebruiker intrekken.

Beveilig uw mappen

Wachtwoordbeveiliging van afzonderlijke mappen is een uitstekende manier om te voorkomen dat iemand toegang heeft tot uw privégegevens. Dit kan cruciaal zijn in een druk kantoor waar mensen ongemerkt rond bureaus kunnen lopen. Een wachtwoord instellen voor uw persoonlijke mappen:

  1. Klik met de rechtermuisknop op uw map op het hoogste niveau, dit wordt normaal genoemd Persoonlijke map
  2. kiezen Eigenschappen voor persoonlijke mappen
  3. Terwijl op de Algemeen klik op het tabblad Geavanceerd
  4. Klik Verander wachtwoord en voer in beide velden een veilig wachtwoord in

selecteren Bewaar dit wachtwoord in uw wachtwoordlijst kan een hacker (of nieuwsgierige collega, familielid of huisgenoot) deze wachtwoordbeveiliging gemakkelijk omzeilen. Klik hier dus niet op en zorg er in plaats daarvan voor dat u uw wachtwoord onthoudt of opslaat in een veilige wachtwoordbeheerder.

Het is vermeldenswaard dat u afzonderlijke submappen niet met een wachtwoord kunt beveiligen. U kunt alleen met een wachtwoord alles beveiligen vanuit de map op het hoogste niveau.

Update Outlook

Regelmatig worden nieuwe kwetsbaarheden voor browsers en software ontdekt. Om deze reden is het belangrijk om uw versie van Outlook, uw browser en uw besturingssysteem regelmatig bij te werken.

Als u uw systeem up-to-date houdt met de meest recente beveiligingspatches voor Windows Defender, en ervoor zorgt dat u over up-to-date antivirussoftware beschikt - voorkomt u dat u het slachtoffer wordt van virussen, spyware, rootkits en trojans die ook hackers toegang kunnen geven tot uw Outlook-e-mails.

Log in op Office 365 en ga naar Outlook om te controleren op updates Account Informatie venster. Klik Office-account in het menuvenster links op uw scherm. Het venster Microsoft Productinformatie wordt nu weergegeven. Klik op Office-updates volgden door Update nu om de nieuwste versie te downloaden en te installeren. Als Office-apps actief zijn, wordt u mogelijk gevraagd deze opnieuw op te starten en uw computer om de updates correct te voltooien.

Zoek naar het pictogram van de vertrouwde afzender

Wanneer u e-mails ontvangt, is het belangrijk om te controleren op het groene schild en het vertrouwde afzenderbericht. Hiermee kunt u de veiligheid controleren van een bericht dat in uw inbox binnenkomt, vooral als er iets binnenkomt dat u verdacht vindt.

Telkens wanneer er een bericht in Outlook aankomt dat niet het vertrouwde afzenderpictogram heeft, is het de moeite waard om met de afzender te controleren of het bericht daadwerkelijk is verzonden; anders zou het een phishing-aanval kunnen zijn.

Voeg contacten toe aan lijsten met veilige en geblokkeerde afzenders

Het toevoegen van een afzender aan uw lijst met geblokkeerde afzenders dwingt hun berichten naar uw map Ongewenste e-mail te gaan. Dit is een goede manier om ervoor te zorgen dat ongewenste e-mails automatisch worden weggefilterd.

Werk het wachtwoord voor uw Microsoft-account regelmatig bij

Naast het bijwerken van het wachtwoord voor uw Outlook-gegevensbestanden en -mappen, is het van essentieel belang dat u het wachtwoord voor uw online Microsoft-account regelmatig bijwerkt. Volg hiervoor deze stappen:

  1. Meld u aan bij uw Microsoft-account en klik op profielpictogram rechtsboven.
  2. kiezen Bekijk Microsoft-account uit het vervolgkeuzemenu.
  3. Klik Veiligheid via het menu dat boven aan uw scherm wordt weergegeven.
  4. Klik Verander wachtwoord vanuit het basismenu van de beveiliging.
  5. Verifieer uw identiteit via e-mail of tekstcode.
  6. Typ uw oude wachtwoord gevolgd door een nieuw wachtwoord (u moet dit tweemaal invoeren om het in te stellen).

Het regelmatig bijwerken van uw wachtwoord beschermt tegen brute force-aanvallen en phishing, waardoor uw oude wachtwoord mogelijk kwetsbaar is voor indringers. Om veilig te zijn, kunt u het instellen om u eraan te herinneren uw wachtwoord elke 72 dagen bij te werken. Als u een wachtwoordbeheerder hebt, kunt u deze gebruiken om automatisch een sterk wachtwoord te genereren telkens wanneer u wordt gevraagd om het bij te werken.

Controleer de adresbalk voordat u inlogt

Of u Outlook of Office 365 gebruikt, het is altijd de moeite waard om de URL in de adresbalk te controleren om te controleren of u daadwerkelijk inlogt op de officiële website. Inloggen op uw account via een link in een e-mail of website kan ertoe leiden dat u uw inloggegevens per ongeluk aan een hacker overhandigt.

Gebruik codering om e-mails te verzenden in Office 365

De enige manier om ervoor te zorgen dat e-mails tijdens het transport worden beschermd, is door ze te beveiligen met end-to-end-codering. Outlook voor Office 365 biedt gebruikers de mogelijkheid om e-mails te verzenden met S / MIME-codering en Office 365-berichtversleuteling.

S / MIME

Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S / MIME) is een veelgebruikt protocol voor het verzenden van digitaal ondertekende en gecodeerde e-mailberichten. Dit is de meest aanbevolen codering die bij Outlook wordt geleverd.

Om S / MIME in Outlook te gebruiken, moeten zowel de afzender als de ontvanger een e-mailtoepassing hebben die de S / MIME-standaard ondersteunt. Om een ​​bericht te verzenden met S / MIME-codering, is het ook noodzakelijk om een ​​S / MIME-certificaat aan de sleutelhanger op uw computer te hebben toegevoegd. Nadat u het certificaat op uw computer hebt ingesteld, moet u het in Outlook instellen:

  1. Klik het dossier in het menu gevolgd door opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen vertrouwenscentrum.
  2. kiezen E-mailbeveiliging vanuit het raam links.
  3. Onder Versleutelde e-mail, Klik instellingen.
  4. In de Sectie Certificaten en algoritmen, Klik Kiezen en kies voor het S / MIME-certificaat.
  5. Klik OK

Beheer van informatierechten

Office 365-berichtversleuteling wordt Information Rights Management (IRM) genoemd. Het is een coderingsmethode die wordt aangeboden in Outlook it. Om IRM te gebruiken, moet de afzender Office 365-berichtversleuteling hebben, die is opgenomen in de O365 E3-licentie.

Om deze coderingsmethode te gebruiken, klikt u op Opties in het opstelvenster van een bericht. Selecteer codering en kies de gewenste instelling. De functie Alleen coderen is alleen ingeschakeld voor abonnees (Office ProPlus-gebruikers) die ook Exchange Online gebruiken.

E-mails versleutelen in Office 2010 of 2013

Als het gaat om het coderen van berichten binnen Office 2010, hebt u de mogelijkheid om een ​​enkel bericht te coderen of alle uitgaande berichten te coderen. Volg deze stappen om een ​​enkel bericht te coderen:

  1. Stel een bericht op en klik op opties tab.
  2. In Meer opties, klik op de kleine pijl in de rechterbenedenhoek.
  3. kiezen Veiligheidsinstellingen gevolgd door de Versleutel berichtinhoud en bijlagen checkbox.
  4. Stel uw bericht op en klik vervolgens op Sturen.

Als u ervoor kiest om alle berichten standaard te versleutelen, kunt u ze schrijven en verzenden zonder tegelijkertijd iets te doen. U moet echter onthouden dat de ontvanger uw digitale ID nodig heeft om de berichten te kunnen ontcijferen. Volg deze stappen om alle berichten te coderen:

  1. Klik op de het dossier rechtsboven.
  2. Klik opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen vertrouwenscentrum.
  3. Klik op de E-mailbeveiliging tabblad, en onder Versleutelde e-mail selecteer de Versleutel inhoud en bijlagen voor uitgaande berichten selectievakje.
  4. Klik op om een ​​specifiek te gebruiken certificaat (S / MIME of Exchange Server Security) te selecteren instellingen.

Gebruik Mailvelope

Als u liever e-mails verzendt vanuit Outlook met behulp van sterke PGP-codering, is het noodzakelijk om de extensie Mailvelope van derden te gebruiken. Het goede nieuws is dat Mailvelope zeer gemakkelijk te gebruiken is en u in staat stelt om PGP gecodeerde e-mails te verzenden naar elke e-mailprovider die PGP ondersteunt.

IP-filter instellen

Een andere manier om ervoor te zorgen dat uw Office 365 en Outlook veilig zijn, is door extranettoegang tot de cloudservices van uw bedrijf te verbieden. Door te beperken welke IP-adressen toegang hebben tot uw Office 365-account, is het voor een hacker onmogelijk om toegang te krijgen tot Outlook, zelfs als ze erin slagen een accountreferentie en wachtwoord te bemachtigen.

Het is echter vermeldenswaard dat het inschakelen van deze functie betekent dat de e-mailaccounts alleen beschikbaar zijn voor medewerkers van buiten het kantoor door een VPN in te stellen.

Conclusie

Outlook heeft veel native beveiligingsfuncties die kunnen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat uw e-mails goed worden beschermd. Het maakt niet uit of u een iets oudere versie van Outlook gebruikt of de nieuwste versie die bij de Office 365-abonnementsservice wordt geleverd - deze gids helpt u om zoveel mogelijk beveiligingsinstellingen te gebruiken.

Als u aanvullende maatregelen wilt nemen om uw Windows-pc te beveiligen, kunt u overwegen een Windows VPN te gebruiken.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me