क्या आप Microsoft Outlook को अधिक सुरक्षित रख सकते हैं?

यदि दुनिया भर में बहुत से आप व्यक्तिगत या व्यावसायिक ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए Microsoft आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि क्या आप अपने खाते की सुरक्षा के लिए और भी बहुत कुछ कर सकते हैं। ईमेल में बहुत अधिक संवेदनशील जानकारी हो सकती है, इसलिए आउटलुक में निर्मित गोपनीयता और सुरक्षा सुविधाओं को समझना चाहते हैं। यदि आप वर्तमान में उन सभी सुविधाओं का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आपका ईमेल खाता उतना सुरक्षित नहीं हो सकता जितना कि यह हो सकता है। सौभाग्य से, यह गाइड यहाँ मदद करने के लिए है.

Microsoft आउटलुक ईमेल

नीचे, हम आपको Outlook को किनारे करने के लिए आवश्यक सभी सबसे महत्वपूर्ण सेटिंग्स के माध्यम से चलेंगे। हम यह भी बताएंगे कि अपने डेटा को स्नूपिंग और हैकर्स से सुरक्षित रखने के लिए मजबूत एन्क्रिप्शन के साथ ईमेल भेजने की शुरुआत कैसे करें.

अपने Outlook डेटा फ़ाइलों की सुरक्षा के लिए एक पासवर्ड सेट करें

चाहे आप आउटलुक (2007, 2010, 2016, 2020) के स्टैंडअलोन संस्करण का उपयोग करें या आफिस 365 पर आउटलुक का, पहली बात यह है कि आपको अपनी आउटलुक डेटा फाइलों (.pst) के लिए एक पासवर्ड सेट करना चाहिए। यह सुनिश्चित करेगा कि यदि कोई व्यक्ति आपके कंप्यूटर का उपयोग करता है - या आपके कीबोर्ड से दूर रहने के दौरान आपके Outlook का उपयोग करने का प्रयास करने पर आपका व्यक्तिगत डेटा सुलभ नहीं है।.

जैसे ही कोई पासवर्ड सेट होता है, आपको आउटलुक लॉन्च होने के बाद और जब a.pst फ़ाइल खोली जाती है, तो आपको अपने पासवर्ड के लिए संकेत दिया जाएगा.

  1. आउटलुक खोलें और पर क्लिक करें फ़ाइल विंडो के शीर्ष बाईं ओर टैब
  2. पर क्लिक करें अकाउंट सेटिंग > अकाउंट सेटिंग

    Microsoft खाता सेटिंग्स

  3. डेटा फ़ाइलों टैब का चयन करें और उस Outlook डेटा फ़ाइल (। Pst) को हाइलाइट करें, जिसे आप पासवर्ड प्रोटेक्ट करना चाहते हैं। Office 365 पर आपको एक संग्रह फ़ाइल और इनबॉक्स फ़ाइल सहित विभिन्न प्रकार की आउटलुक डेटा फाइलें (.pst फाइलें) दिखाई देंगी। आप इनबॉक्स डेटा फ़ाइल (इनबॉक्स। Pst) को सुरक्षित रखना चाहते हैं - इसलिए उस पर डबल क्लिक करें.
  4. पर क्लिक करें पासवर्ड बदलें

    व्यक्तिगत फ़ोल्डर के तहत पासवर्ड बदलें

  5. अब एक पासवर्ड डालें नया पासवर्ड तथा पासवर्ड को सत्यापित करें बक्से। पासवर्ड मजबूत होना चाहिए, इसलिए यह सुनिश्चित करें कि यह ऊपरी और निचले अक्षरों, संख्याओं और प्रतीकों का मिश्रण है.
  6. क्लिक करें ठीक और पासवर्ड सेट हो जाएगा.

याद रखें कि यदि आप अपना पासवर्ड भूल जाते हैं, तो आप अपनी Outlook डेटा फ़ाइल से लॉक हो जाएंगे। Microsoft खोए हुए पासवर्ड या खातों को पुनः प्राप्त नहीं कर सकता है। इसलिए आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आप या तो अपना पासवर्ड याद रख सकते हैं - या आपने इसे सुरक्षित पासवर्ड मैनेजर में सहेज लिया है.

एक मजबूत पासवर्ड चुनें

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप Office 365 में या Outlook डेटा फ़ाइल में लॉग इन करने के लिए पासवर्ड का चयन कर रहे हैं, यह महत्वपूर्ण है कि आप एक मजबूत पासवर्ड का चयन करें.

याद रखें कि यदि आप काम पर या स्कूल में आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो संभव है कि आप Microsoft एक्सचेंज सर्वर पर हों। यदि यह मामला है तो आपको पासवर्ड सेट करने के लिए अपने स्थानीय सिस्टम व्यवस्थापक से बात करनी होगी.

प्रत्येक पासवर्ड जो आप उपयोग करते हैं (प्रत्येक और प्रत्येक ऑनलाइन खाते के लिए जो आपके पास है) अद्वितीय होना चाहिए। इससे हैकरों को रोक दिया जा सकेगा कि एक सेकेंडरी अकाउंट को एक्सेस करने में सक्षम होना चाहिए। मजबूत पासवर्ड को ऊपरी और निचले वर्ण, संख्या और प्रतीकों को शामिल करना होगा.

पासवर्ड जितना लंबा होगा, उतना सुरक्षित होगा। इस कारण से, आपके पासवर्ड को मजबूत अद्वितीय पासवर्ड के साथ Outlook (और आपके अन्य सभी खातों) की सुरक्षा के लिए पासवर्ड मैनेजर का उपयोग करना उचित है। कभी भी स्पष्ट पासवर्ड न लें जैसे कि जन्मदिन, पालतू नाम और अन्य जानकारी जो संभावित रूप से अनुमान लगाया जा सकता है.

इसके अलावा, अपने पासवर्ड को कभी भी कहीं आस-पास न रखें, जहां पर स्पॉट करना आसान हो। आपके कंप्यूटर मॉनीटर से चिपके हुए पोस्ट-इट नोट पर एक पासवर्ड सुविधाजनक हो सकता है, लेकिन यह आपके पीसी तक पहुंच रखने वाले किसी भी व्यक्ति को आपके खाते तक आसानी से पहुंचा सकता है।.

सेटअप दोहरी कारक प्रामाणिक

यदि आप Office 365 पर Outlook का उपयोग करने के लिए आगे बढ़ गए हैं, तो यह अनुशंसा की जाती है कि आप दोहरी कारक स्थिति (2FA) सेटअप करें। इससे आपके Office 365 खाते की सुरक्षा बढ़ जाएगी और आपके सभी ईमेल सुरक्षित रहेंगे.

Outlook के ऑनलाइन Office 365 संस्करण का उपयोग करने का अर्थ है कि लॉग इन करने के लिए आपके पासवर्ड और 2FA विधि की हमेशा आवश्यकता होती है। हालाँकि, यह ध्यान देने योग्य है कि यदि आप लॉग इन किए हुए वेब क्लाइंट को छोड़ देते हैं - कोई व्यक्ति आपके ईमेल को तब एक्सेस कर सकता है जब आप उससे दूर हों। आपका कंप्यूटर। इस कारण से, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप नियमित रूप से लॉग आउट करें.

आइटम को निजी बनाएं

Exchange सर्वर पर आउटलुक का उपयोग करने वाला कोई भी व्यक्ति निर्मित होने पर आइटम को निजी बनाने का विकल्प चुन सकता है। जब आप किसी आइटम को निजी बनाते हैं, तो एक्सचेंज सर्वर पर अन्य उपयोगकर्ता उस आइटम के लिए कोई विशिष्ट विवरण प्राप्त नहीं कर सकते.

आइटम को निजी बनाने के लिए, आइटम बनाते समय निजी चेकबॉक्स पर क्लिक करें। याद रखें कि आपके फ़ोल्डर्स तक पहुंचने की अनुमति वाले अन्य उपयोगकर्ता तब तक आइटम खोल सकते हैं जब तक कि आप विशेष रूप से उन्हें एक्सेस से इनकार नहीं करते.

इस प्रकार, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आइटम निजी रखे गए हैं, आपको चुनना होगा विकल्प में उपकरण मेनू और पर क्लिक करें प्रतिनिधियों टैब। अब, एक उपयोगकर्ता का चयन करें और क्लिक करें अनुमतियां को रद्द करना प्रतिनिधि मेरे निजी आइटम देख सकते हैं चेक बॉक्स। आपको प्रत्येक व्यक्तिगत उपयोगकर्ता के लिए पहुँच निरस्त करनी होगी.

अपने फ़ोल्डरों को सुरक्षित करें

व्यक्तिगत फ़ोल्डरों की सुरक्षा करने वाला पासवर्ड आपके निजी डेटा तक किसी को भी रोकने का एक शानदार तरीका है। यह एक व्यस्त कार्यालय में महत्वपूर्ण हो सकता है जहां लोग बिना किसी कारण के डेस्क पर घूमने के लिए स्वतंत्र हैं। अपने व्यक्तिगत फ़ोल्डरों के लिए पासवर्ड सेट करने के लिए:

  1. अपने शीर्ष-स्तरीय फ़ोल्डर पर राइट क्लिक करें, इसे सामान्य रूप से कहा जाता है व्यक्तिगत फ़ोल्डर
  2. चुनते हैं व्यक्तिगत फ़ोल्डर के लिए गुण
  3. जबकि पर सामान्य टैब क्लिक करें उन्नत
  4. क्लिक करें पासवर्ड बदलें और दोनों क्षेत्रों में एक सुरक्षित पासवर्ड दर्ज करें

चुनना इस पासवर्ड को अपनी पासवर्ड सूची में सहेजें इस पासवर्ड सुरक्षा को आसानी से दरकिनार करने के लिए एक हैकर (या नोसी सहयोगी, परिवार के सदस्य, या गृहिणी) को अनुमति देगा। इसलिए, इसे क्लिक न करें और इसके बजाय यह सुनिश्चित करें कि आप अपने पासवर्ड को याद रखें या सुरक्षित पासवर्ड मैनेजर में स्टोर करें.

यह ध्यान देने योग्य है कि आप पासवर्ड को अलग-अलग उप-फ़ोल्डरों की सुरक्षा नहीं कर सकते। आप केवल पासवर्ड को शीर्ष स्तर के फ़ोल्डर से सब कुछ सुरक्षित कर सकते हैं.

आउटलुक अपडेट करें

ब्राउज़र और सॉफ़्टवेयर के लिए नई कमजोरियाँ नियमित रूप से खोजी जाती हैं। इस कारण से, अपने आउटलुक के संस्करण के साथ-साथ अपने ब्राउज़र और अपने ऑपरेटिंग सिस्टम को नियमित रूप से अपडेट करना महत्वपूर्ण है.

अपने सिस्टम को विंडोज डिफेंडर के लिए सबसे हालिया सुरक्षा पैच के साथ अद्यतन रखने के साथ-साथ यह सुनिश्चित करना कि आपके पास अप-टू-डेट एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर है - जो आपको वायरस, स्पाईवेयर, रूटकिट और ट्रोजन के शिकार होने से रोक देगा, जो हैकर्स को भी एक्सेस दे सकता है आपका आउटलुक ईमेल.

अद्यतनों की जाँच के लिए, Office 365 में लॉग इन करें और Outlook पर जाएँ खाते की जानकारी खिड़की। क्लिक करें कार्यालय का खाता आपकी स्क्रीन के बाईं ओर मेनू फलक में। Microsoft उत्पाद जानकारी विंडो अब प्रदर्शित होगी। पर क्लिक करें कार्यालय अद्यतन का पालन किया द्वारा अभी Update करें नवीनतम संस्करण डाउनलोड और स्थापित करने के लिए। यदि आपके पास कार्यालय एप्लिकेशन चल रहे हैं, तो आपको अपडेट ठीक से पूरा करने के लिए उन्हें और आपके कंप्यूटर को पुनरारंभ करने के लिए संकेत दिया जा सकता है.

विश्वसनीय प्रेषक आइकन देखें

जब आप ईमेल प्राप्त करते हैं, तो हरे रंग की ढाल और विश्वसनीय प्रेषक संदेश की जांच करना महत्वपूर्ण है। यह आपको अपने इनबॉक्स में आने वाले संदेश की सुरक्षा की जांच करने की अनुमति देगा, खासकर अगर कुछ ऐसा आता है जिसके बारे में आपको संदेह है.

किसी भी समय आउटलुक में एक संदेश आता है जिसमें विश्वसनीय प्रेषक आइकन नहीं होता है, यह प्रेषक के साथ जांचने के लायक है कि वे वास्तव में संदेश भेजते हैं; यदि यह एक फ़िशिंग हमला नहीं हो सकता है.

सुरक्षित और अवरुद्ध प्रेषक सूचियों में संपर्क जोड़ें

अपनी अवरुद्ध प्रेषक सूची में एक प्रेषक जोड़ने से आपके संदेश को आपके जंक ईमेल फ़ोल्डर में जाने के लिए मजबूर किया जाता है। यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि अवांछित ईमेल स्वचालित रूप से फ़िल्टर किए जाते हैं.

अपने Microsoft खाते के पासवर्ड को नियमित रूप से अपडेट करें

अपने Outlook डेटा फ़ाइलों और फ़ोल्डरों के लिए पासवर्ड को अपडेट करने के अलावा, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि आप नियमित रूप से अपने ऑनलाइन Microsoft खाते के लिए पासवर्ड अपडेट करें। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

  1. अपने Microsoft खाते में लॉग इन करें और क्लिक करें प्रोफाइल आइकन ऊपरी दाहिने हिस्से में.
  2. चुनते हैं Microsoft खाता देखें ड्रॉप-डाउन मेनू से.
  3. क्लिक करें सुरक्षा आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर दिखाई देने वाले मेनू से.
  4. क्लिक करें पासवर्ड बदलें सुरक्षा मूल बातें मेनू के भीतर से.
  5. ईमेल या टेक्स्ट कोड के माध्यम से अपनी पहचान सत्यापित करें.
  6. नया पासवर्ड अपना पुराना पासवर्ड टाइप करें (इसे सेट करने के लिए आपको इसे दो बार दर्ज करना होगा).

अपने पासवर्ड को नियमित रूप से अपडेट करना ब्रूट फोर्स के हमलों और फ़िशिंग से बचाता है, जो आपके पुराने पासवर्ड को घुसपैठियों के लिए असुरक्षित बना सकता है। सुरक्षित होने के लिए, आप इसे हर 72 दिनों में अपना पासवर्ड अपडेट करने के लिए याद दिलाने के लिए सेट कर सकते हैं। यदि आपके पास एक पासवर्ड प्रबंधक है, तो आप इसे अद्यतन करने के लिए कहा जाने पर हर बार एक मजबूत पासवर्ड ऑटो-जनरेट करने के लिए उपयोग कर सकते हैं.

लॉग इन करने से पहले एड्रेस बार को चेक करें

चाहे आप आउटलुक या ऑफिस 365 का उपयोग करें, यह हमेशा पता बार में URL की जाँच करने के लायक है कि आप वास्तव में आधिकारिक वेबसाइट पर लॉग इन कर रहे हैं। किसी ईमेल या वेबसाइट के लिंक से आपके खाते में लॉग इन करने के परिणामस्वरूप आप गलती से अपनी लॉगिन क्रेडेंशियल्स को हैकर को सौंप सकते हैं।.

Office 365 में ईमेल भेजने के लिए एन्क्रिप्शन का उपयोग करें

यह सुनिश्चित करने का एकमात्र तरीका है कि ईमेल को पारगमन में संरक्षित किया जाए, यह एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन का उपयोग करके उन्हें सुरक्षित करने के लिए है। Office 365 के लिए Outlook उपयोगकर्ताओं को S / MIME एन्क्रिप्शन और Office 365 संदेश एन्क्रिप्शन का उपयोग करके ईमेल भेजने की क्षमता प्रदान करता है.

S / MIME

सुरक्षित / बहुउद्देशीय इंटरनेट मेल एक्सटेंशन (S / MIME) डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित और एन्क्रिप्टेड ईमेल संदेशों को भेजने के लिए एक व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला प्रोटोकॉल है। यह सबसे अनुशंसित एन्क्रिप्शन है जो आउटलुक के साथ आता है.

Outlook में S / MIME का उपयोग करने के लिए, प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों के पास एक मेल एप्लिकेशन होना चाहिए जो S / MIME मानक का समर्थन करता है। S / MIME एन्क्रिप्शन का उपयोग करके संदेश भेजने के लिए आपके कंप्यूटर पर किचेन में S / MIME प्रमाणपत्र जोड़ना आवश्यक है। अपने कंप्यूटर पर प्रमाणपत्र स्थापित करने के बाद आपको इसे Outlook में सेट करने की आवश्यकता है:

  1. क्लिक करें फ़ाइल इसके बाद मेनू में विकल्प > विश्वास का केन्द्र > ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स.
  2. चुनते हैं ईमेल सुरक्षा बाईं ओर की खिड़की से.
  3. के अंतर्गत ईमेल एन्क्रिप्ट किया गया, क्लिक समायोजन.
  4. में प्रमाणपत्र और एल्गोरिदम अनुभाग, क्लिक चुनें और S / MIME प्रमाणपत्र का विकल्प चुनें.
  5. क्लिक ठीक

सूचना अधिकार प्रबंधन

Office 365 संदेश एन्क्रिप्शन को सूचना अधिकार प्रबंधन (IRM) कहा जाता है। यह एक एन्क्रिप्शन विधि है जो आउटलुक के भीतर प्रदान की जाती है। IRM का उपयोग करने के लिए प्रेषक के पास Office 365 संदेश एन्क्रिप्शन होना चाहिए, जो O365 E3 लाइसेंस में शामिल है.

इस एन्क्रिप्शन विधि का उपयोग करने के लिए संदेश की रचना विंडो में से विकल्पों पर क्लिक करें। एन्क्रिप्शन का चयन करें और उस सेटिंग को चुनें जिसकी आपको आवश्यकता है। एनक्रिप्ट-ओनली फीचर केवल सब्सक्राइबर (ऑफिस प्रोपलस यूजर्स) के लिए ही सक्षम है जो एक्सचेंज ऑनलाइन का भी उपयोग करते हैं.

Office 2010 या 2013 में ईमेल एन्क्रिप्ट करना

जब Office 2010 के भीतर संदेशों को एन्क्रिप्ट करने की बात आती है, तो आपके पास एक संदेश को एन्क्रिप्ट करने या सभी आउटगोइंग संदेशों को एन्क्रिप्ट करने का विकल्प होता है। एकल संदेश को एन्क्रिप्ट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

  1. एक संदेश लिखें और पर क्लिक करें विकल्प टैब.
  2. में अधिक विकल्प, निचले-दाएँ कोने में छोटे तीर पर क्लिक करें.
  3. चुनते हैं सुरक्षा सेटिंग इसके बाद द संदेश सामग्री और अनुलग्नक एन्क्रिप्ट करें चेकबॉक्स.
  4. अपना संदेश लिखें, और फिर क्लिक करें संदेश.

यदि आप डिफ़ॉल्ट रूप से सभी संदेशों को एन्क्रिप्ट करना चुनते हैं, तो आप समय पर कुछ भी किए बिना उन्हें लिख और भेज पाएंगे। हालाँकि, आपको यह याद रखना चाहिए कि प्राप्तकर्ता को उन संदेशों को डिक्रिप्ट करने के लिए, जिन्हें आपकी डिजिटल आईडी की आवश्यकता होगी। सभी संदेशों को एन्क्रिप्ट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

  1. दबाएं फ़ाइल ऊपरी दाएँ भाग में टैब.
  2. क्लिक करें विकल्प > विश्वास का केन्द्र > ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स.
  3. दबाएं ई-मेल सुरक्षा टैब, और नीचे ई-मेल एन्क्रिप्ट किया गया को चुनिए आउटगोइंग संदेशों के लिए सामग्री और अनुलग्नक एन्क्रिप्ट करें चेक बॉक्स.
  4. (S / MIME या Exchange सर्वर सुरक्षा) का उपयोग करने के लिए एक विशिष्ट प्रमाणपत्र का चयन करने के लिए समायोजन.

Mailvelope का उपयोग करें

यदि आप मजबूत पीजीपी एन्क्रिप्शन का उपयोग करके आउटलुक के भीतर से ईमेल भेजना पसंद करते हैं, तो यह आवश्यक होगा कि थर्ड पार्टी एक्सटेंशन मेलुवेल्ड का उपयोग किया जाए। अच्छी खबर यह है कि Mailvelope का उपयोग करना बहुत आसान है और आपको PGP का समर्थन करने वाले किसी भी ईमेल प्रदाता को PGP एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने की अनुमति देगा.

IP फ़िल्टरिंग सेटअप करें

यह सुनिश्चित करने का एक अन्य तरीका है कि आपका Office 365 और Outlook सुरक्षित है, आपके व्यवसाय की क्लाउड सेवाओं तक एक्स्ट्रानेट पहुंच को रोकना है। यह पता लगाने से कि कौन सा IP पता आपके Office 365 खाते को एक्सेस कर सकता है, एक हैकर के लिए आउटलुक तक पहुंचना असंभव है, भले ही वे किसी खाता क्रेडेंशियल और पासवर्ड को रखने का प्रबंधन करते हों.

हालांकि, यह ध्यान देने योग्य है कि इस सुविधा को सक्षम करने का मतलब यह होगा कि ईमेल खाते केवल वीपीएन के द्वारा कार्यालय के बाहर के स्टाफ सदस्यों के लिए उपलब्ध हैं।.

निष्कर्ष

आउटलुक में बहुत सारी देशी सुरक्षा विशेषताएं हैं जिनका उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है कि आपके ईमेल अच्छी तरह से संरक्षित हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप आउटलुक के थोड़े पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं या नवीनतम संस्करण जो Office 365 सदस्यता सेवा के साथ आता है - यह मार्गदर्शिका आपको अधिक से अधिक सुरक्षा सेटिंग्स का उपयोग करने में मदद करेगी.

यदि आप अपने विंडोज पीसी को सुरक्षित करने के लिए अतिरिक्त उपाय करना चाहते हैं तो आपको विंडोज वीपीएन का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
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