يمكنك الحفاظ على مايكروسوفت أوتلوك أكثر أمنا؟

إذا كنت مثل الكثيرين في جميع أنحاء العالم تستخدم Microsoft Outlook لإرسال واستقبال إما رسائل البريد الإلكتروني الشخصية أو التجارية ، فقد تتساءل عما إذا كان هناك ما يمكنك فعله لحماية حسابك. يمكن أن تحتوي رسائل البريد الإلكتروني على الكثير من المعلومات الحساسة ، لذلك من الطبيعي أن ترغب في فهم ميزات الخصوصية والأمان المضمنة في Outlook. إذا كنت لا تستخدم جميع هذه الميزات حاليًا ، فقد لا يكون حساب البريد الإلكتروني الخاص بك آمنًا بقدر الإمكان. لحسن الحظ ، هذا الدليل موجود للمساعدة.


مايكروسوفت أوتلوك البريد الإلكتروني

أدناه ، سننقلك عبر أهم الإعدادات اللازمة لدعم Outlook. سنشرح أيضًا كيفية بدء إرسال رسائل البريد الإلكتروني بتشفير قوي لضمان حماية بياناتك من التطفل والمتسللين.

قم بإعداد كلمة مرور لحماية ملفات بيانات Outlook الخاصة بك

سواء كنت تستخدم إصدارًا مستقلًا من Outlook (2007 ، 2010 ، 2016 ، 2020) أو Outlook على Office 365 ، فإن أول شيء يجب عليك فعله هو إعداد كلمة مرور لملفات بيانات Outlook (.pst). سيضمن هذا أن بياناتك الشخصية لا يمكن الوصول إليها إذا كان شخص آخر يستخدم جهاز الكمبيوتر الخاص بك - أو يحاول الوصول إلى Outlook الخاص بك وأنت بعيد عن لوحة المفاتيح.

بمجرد تعيين كلمة مرور ، ستتم مطالبتك بكلمة المرور عند بدء تشغيل Outlook وعند فتح ملف a.pst.

  1. افتح Outlook وانقر فوق ملف علامة التبويب في الجزء العلوي الأيسر من النافذة
  2. انقر فوق إعدادت الحساب > إعدادت الحساب

    إعدادات حساب مايكروسوفت

  3. حدد علامة تبويب ملفات البيانات وقم بتمييز ملف بيانات Outlook (.pst) الذي تريد حمايته بكلمة مرور. في Office 365 ، سترى أنواعًا مختلفة من ملفات بيانات Outlook (ملفات .pst) بما في ذلك ملف الأرشيف وملف البريد الوارد. تريد حماية كلمة مرور ملف البيانات الوارد (inbox.pst) - لذا انقر نقرًا مزدوجًا فوق ذلك.
  4. انقر فوق تغيير كلمة السر

    تغيير كلمة المرور تحت المجلدات الشخصية

  5. الآن أدخل كلمة مرور في كلمة مرور جديدة و اكد كلمة المرور مربعات. يجب أن تكون كلمة المرور قوية ، لذا تأكد من أنها مزيج من الأحرف والأرقام والرموز العليا والصغيرة.
  6. انقر حسنا وسيتم تعيين كلمة المرور.

تذكر أنه إذا نسيت كلمة المرور الخاصة بك ، فسيتم حظرك من ملف بيانات Outlook. لا تستطيع Microsoft استرداد كلمات المرور أو الحسابات المفقودة. لذا يجب عليك التأكد من أنه يمكنك إما تذكر كلمة المرور الخاصة بك - أو أنك قمت بحفظها في مدير كلمة مرور آمن.

اختر كلمة مرور قوية

بغض النظر عما إذا كنت تختار كلمة مرور لتسجيل الدخول إلى Office 365 أو لملف بيانات Outlook ، فمن الضروري أن تختار كلمة مرور قوية.

تذكر أنه إذا كنت تستخدم Outlook في العمل أو في المدرسة ، فمن المحتمل أنك تستخدم خادم تبادل Microsoft. إذا كانت هذه هي الحالة ، فستحتاج إلى التحدث إلى مسؤول النظام المحلي لديك من أجل إعداد كلمة مرور.

يجب أن تكون كل كلمة مرور تستخدمها (لكل حساب تملكه عبر الإنترنت) فريدة من نوعها. سيؤدي هذا إلى منع المتسللين من الوصول إلى حساب ثانوي في حالة حدوث اختراق. تحتاج كلمات المرور القوية إلى تضمين الأحرف العلوية والسفلية والأرقام والرموز.

كلما طالت كلمة المرور ، كانت أكثر أمانًا. لهذا السبب ، يُنصح باستخدام مدير كلمات المرور لحماية Outlook (وجميع حساباتك الأخرى) بكلمات مرور فريدة قوية. لا تقم مطلقًا باختيار كلمات مرور واضحة مثل أعياد الميلاد وأسماء الحيوانات الأليفة وغيرها من المعلومات التي قد يحتمل تخمينها.

بالإضافة إلى ذلك ، لا تترك كلمة المرور الخاصة بك في مكان ما حيث يسهل اكتشافه. قد تكون كلمة المرور الموجودة على الملاحظة اللاحقة التي يتم تعليقها على شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك ملائمة ، ولكنها تمنح أيضًا أي شخص لديه حق الوصول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك بسهولة الوصول إلى حسابك.

إعداد عامل مزدوج المصادقة

إذا انتقلت إلى استخدام Outlook على Office 365 ، فمن المستحسن أن تقوم بإعداد مصادقة ثنائية العوامل (2FA). سيؤدي ذلك إلى زيادة أمان حساب Office 365 وحماية جميع رسائل البريد الإلكتروني.

استخدام إصدار Office 365 عبر الإنترنت من Outlook يعني أن كلمة المرور وطريقة 2FA مطلوبة دائمًا لتسجيل الدخول. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه إذا تركت عميل الويب مسجلاً للدخول - فيمكن لأي شخص الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عندما تكون بعيدًا عن حاسوبك. لهذا السبب ، من المهم التأكد من تسجيل الخروج بانتظام.

جعل العناصر الخاصة

يمكن لأي شخص يستخدم Outlook على خادم Exchange اختيار جعل العناصر خاصة عند إنشائها. عندما تجعل عنصرًا خاصًا ، لا يمكن للمستخدمين الآخرين على خادم Exchange الوصول إلى أي تفاصيل محددة لذلك العنصر.

لجعل العناصر خاصة ، انقر فوق مربع الاختيار الخاص بجانب العناصر عند إنشائها. تذكر أن المستخدمين الآخرين الذين لديهم إذن بالوصول إلى المجلدات الخاصة بك سيتمكنون من فتح العناصر ما لم ترفضهم على وجه التحديد.

وبالتالي ، لضمان الحفاظ على الخصوصية للعناصر ، يجب عليك الاختيار خيارات في ال قائمة الأدوات وانقر على المندوبين التبويب. الآن ، حدد مستخدمًا وانقر فوق أذونات لإلغاء تحديد يمكن أن يرى مندوب بلدي البنود الخاصة خانة الاختيار. ستحتاج إلى إلغاء الوصول لكل مستخدم فردي.

تأمين المجلدات الخاصة بك

تعد كلمة مرور حماية المجلدات الفردية طريقة ممتازة لمنع أي شخص من الوصول إلى بياناتك الخاصة. هذا يمكن أن يكون حاسما في مكتب مزدحم حيث يكون للناس حرية التجول حول المكاتب دون أن يلاحظها أحد. لإعداد كلمة مرور للمجلدات الشخصية الخاصة بك:

  1. انقر بزر الماوس الأيمن على مجلد المستوى الأعلى الخاص بك ، وهذا ما يسمى عادة مجلد شخصي
  2. تحديد خصائص المجلدات الشخصية
  3. بينما على جنرال لواء انقر فوق علامة التبويب المتقدمة
  4. انقر تغيير كلمة المرور و أدخل كلمة مرور آمنة في كلا الحقلين

اختيار حفظ كلمة المرور هذه في قائمة كلمة المرور الخاصة بك سيسمح للقراصنة (أو زميل فضولي أو أحد أفراد العائلة أو زميل في المنزل) بتجاوز حماية كلمة المرور هذه بسهولة. لذلك ، لا تنقر فوق هذا وبدلاً من ذلك تأكد من تذكر كلمة مرورك أو تخزينها في مدير كلمة مرور آمن.

تجدر الإشارة إلى أنه لا يمكنك حماية كلمة المرور المجلدات الفردية. يمكنك حماية كلمة المرور فقط من كل شيء من مجلد المستوى الأعلى.

تحديث التوقعات

يتم اكتشاف نقاط ضعف جديدة للمتصفحات والبرامج بانتظام. لهذا السبب ، من المهم تحديث إصدار Outlook بشكل منتظم ، وكذلك المستعرض ونظام التشغيل الخاص بك.

إن إبقاء النظام محدثًا مع أحدث تصحيحات الأمان لبرنامج Windows Defender ، وكذلك ضمان أن لديك برنامج مكافحة فيروسات محدثًا - سيمنعك من الوقوع ضحية للفيروسات وبرامج التجسس و rootkits وأحصنة طروادة التي قد تتيح أيضًا للمتسللين الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Outlook.

للتحقق من وجود تحديثات ، قم بتسجيل الدخول إلى Office 365 وانتقل إلى Outlook معلومات الحساب نافذة او شباك. انقر حساب المكتب في جزء القائمة على يسار الشاشة. سيتم الآن عرض نافذة معلومات منتجات Microsoft. انقر فوق تابع تحديثات Office بواسطة تحديث الان لتحميل وتثبيت أحدث إصدار. إذا كان لديك تطبيقات مكتبية قيد التشغيل ، فقد تتم مطالبتك بإعادة تشغيلها وجهاز الكمبيوتر الخاص بك لإكمال التحديثات بشكل صحيح.

ابحث عن رمز المرسل الموثوق به

عندما تتلقى رسائل بريد إلكتروني ، من المهم التحقق من وجود الدرع الأخضر ورسالة المرسل الموثوق بها. سيسمح لك ذلك بالتحقق من سلامة الرسالة التي تصل إلى صندوق الوارد الخاص بك ، خاصة إذا وصل شيء تشعر بالريبة بشأنه.

في أي وقت تصل رسالة في Outlook لا تحتوي على رمز المرسل الموثوق ، يجدر التحقق مع المرسل للتحقق من أنه أرسل الرسالة بالفعل ؛ إن لم يكن يمكن أن يكون هجوم التصيد.

إضافة جهات اتصال لقوائم المرسلين الآمنة والمحظورة

إضافة مرسل إلى قائمة المرسلين المحظورين تفرض رسائلك على الانتقال إلى مجلد البريد الإلكتروني غير الهام. هذه طريقة جيدة لضمان تصفية رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها تلقائيًا.

قم بتحديث كلمة المرور لحساب Microsoft بانتظام

بالإضافة إلى تحديث كلمة المرور لملفات ومجلدات بيانات Outlook ، من الضروري التأكد من تحديث كلمة المرور لحساب Microsoft عبر الإنترنت بشكل منتظم. للقيام بذلك، اتبع الخطوات التالية:

  1. قم بتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك وانقر فوق رمز الملف الشخصي في الجزء العلوي الأيمن.
  2. تحديد عرض حساب مايكروسوفت من القائمة المنسدلة.
  3. انقر الأمان من القائمة التي تظهر في الجزء العلوي من الشاشة.
  4. انقر تغيير كلمة السر من داخل قائمة أساسيات الأمان.
  5. تحقق من هويتك عبر البريد الإلكتروني أو الرمز النصي.
  6. اكتب كلمة المرور القديمة متبوعة بكلمة مرور جديدة (ستحتاج إلى إدخالها مرتين لتعيينها).

يؤدي تحديث كلمة المرور الخاصة بك بانتظام إلى الحماية من هجمات القوة الغاشمة والتصيد الاحتيالي ، مما قد يجعل كلمة مرورك القديمة عرضة للمتسللين. لتكون آمنًا ، يمكنك ضبطه لتذكيرك بتحديث كلمة مرورك كل 72 يومًا. إذا كان لديك مدير كلمات مرور ، فيمكنك استخدامه لإنشاء كلمة مرور قوية تلقائيًا في كل مرة يُطلب منك فيها تحديثها.

تحقق من شريط العنوان قبل تسجيل الدخول

سواء كنت تستخدم Outlook أو Office 365 ، فمن المفيد دائمًا التحقق من عنوان URL في شريط العناوين للتأكد من تسجيل الدخول الفعلي إلى موقع الويب الرسمي. قد يؤدي تسجيل الدخول إلى حسابك من رابط في بريد إلكتروني أو موقع ويب إلى تسليم بطريق الخطأ بيانات اعتماد تسجيل الدخول إلى أحد المتطفلين.

استخدم التشفير لإرسال رسائل البريد الإلكتروني في Office 365

الطريقة الوحيدة لضمان حماية رسائل البريد الإلكتروني أثناء النقل هي تأمينها باستخدام التشفير من طرف إلى طرف. يوفر Outlook for Office 365 للمستخدمين إمكانية إرسال رسائل البريد الإلكتروني باستخدام تشفير S / MIME وتشفير الرسائل في Office 365.

S / MIME

امتدادات بريد الإنترنت الآمنة / متعددة الأغراض (S / MIME) هي بروتوكول يستخدم على نطاق واسع لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الموقعة والمشفرة رقمياً. هذا هو التشفير الأكثر الموصى به الذي يأتي مع Outlook.

لاستخدام S / MIME في Outlook ، يجب أن يكون لدى كل من المرسل والمستلم تطبيق بريد يدعم معيار S / MIME. لإرسال رسالة باستخدام تشفير S / MIME ، من الضروري أيضًا إضافة شهادة S / MIME إلى سلسلة المفاتيح على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بعد إعداد الشهادة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، تحتاج إلى إعدادها في Outlook:

  1. انقر ملف في القائمة تليها خيارات > مركز الثقة > إعدادات مركز التوثيق.
  2. تحديد البريد الإلكتروني الأمن من النافذة على اليسار.
  3. تحت البريد الإلكتروني المشفر, انقر الإعدادات.
  4. في ال قسم الشهادات والخوارزميات, انقر أختر واختر شهادة S / MIME.
  5. انقر حسنا

إدارة حقوق المعلومات

يُسمى تشفير رسائل Office 365 إدارة حقوق المعلومات (IRM). إنها طريقة تشفير يتم توفيرها داخل Outlook عليه. لاستخدام IRM ، يجب أن يكون لدى المرسل Office 365 Message Encryption ، والذي تم تضمينه في ترخيص O365 E3.

لاستخدام طريقة التشفير هذه ، انقر فوق "خيارات" من داخل نافذة إنشاء رسالة. حدد التشفير واختر الإعداد الذي تحتاجه. يتم تمكين ميزة تشفير فقط للمشتركين (مستخدمي Office ProPlus) الذين يستخدمون Exchange عبر الإنترنت أيضًا.

تشفير رسائل البريد الإلكتروني في Office 2010 أو 2013

عندما يتعلق الأمر بتشفير الرسائل داخل Office 2010 ، لديك خيار إما تشفير رسالة واحدة أو تشفير جميع الرسائل الصادرة. لتشفير رسالة واحدة اتبع الخطوات التالية:

  1. يؤلف رسالة وانقر على خيارات التبويب.
  2. في المزيد من الخيارات, انقر فوق السهم الصغير في الركن الأيمن السفلي.
  3. تحديد اعدادات الامان تليها تشفير محتويات الرسالة والمرفقات مربع.
  4. قم بتكوين رسالتك ، ثم انقر فوق إرسال.

إذا اخترت تشفير جميع الرسائل افتراضيًا ، فستتمكن من كتابتها وإرسالها دون فعل أي شيء في ذلك الوقت. ومع ذلك ، يجب أن تتذكر أنه لكي يتمكن المستلم من فك تشفير تلك الرسائل ، فسيحتاج إلى معرفك الرقمي. لتشفير جميع الرسائل ، اتبع هذه الخطوات:

  1. انقر على ملف علامة التبويب في أعلى اليمين.
  2. انقر خيارات > مركز الثقة > إعدادات مركز التوثيق.
  3. انقر على علامة التبويب أمان البريد الإلكتروني, و تحت البريد الإلكتروني المشفر اختر تشفير المحتويات والمرفقات للرسائل الصادرة خانة الاختيار.
  4. لتحديد شهادة معينة لاستخدامها (S / MIME أو Exchange Server Security) ، انقر فوق الإعدادات.

استخدام Mailvelope

إذا كنت تفضل إرسال رسائل بريد إلكتروني من داخل Outlook باستخدام تشفير PGP قوي ، فسيكون من الضروري استخدام ملحق الجهة الخارجية Mailvelope. والخبر السار هو أن Mailvelope سهل الاستخدام وسيسمح لك بإرسال رسائل بريد إلكتروني مشفرة PGP إلى أي مزود بريد إلكتروني يدعم PGP.

إعداد تصفية IP

هناك طريقة أخرى للتأكد من أمان Office 365 و Outlook وهي عدم السماح بالوصول إلى الشبكة الخارجية لخدمات السحابة الخاصة بشركتك. بتقييد عناوين IP التي يمكنها الوصول إلى حساب Office 365 ، يستحيل على أي متسلل الوصول إلى Outlook حتى لو تمكن من الحصول على بيانات اعتماد حساب وكلمة مرور.

ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن تمكين هذه الميزة سيعني أن حسابات البريد الإلكتروني متاحة فقط للموظفين من خارج المكتب من خلال إعداد VPN.

استنتاج

يحتوي Outlook على الكثير من ميزات الأمان الأصلية التي يمكن استخدامها لضمان حماية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل جيد. بغض النظر عما إذا كنت تستخدم إصدارًا أقدم قليلاً من Outlook أو أحدث إصدار يأتي مع خدمة اشتراك Office 365 - سيساعدك هذا الدليل على الاستفادة من أكبر عدد ممكن من إعدادات الأمان.

إذا كنت ترغب في اتخاذ تدابير إضافية لتأمين جهاز الكمبيوتر الخاص بك الذي يعمل بنظام Windows ، فعليك التفكير في استخدام Windows VPN.

Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me