您可以使Microsoft Outlook更安全吗?

如果像全球许多人一样使用Microsoft Outlook发送和接收个人或企业电子邮件,您可能想知道是否可以做更多的事情来保护您的帐户。电子邮件可能包含许多敏感信息,因此很自然地希望了解Outlook内置的隐私和安全功能。如果您当前尚未使用所有这些功能,则您的电子邮件帐户可能不那么安全。幸运的是,本指南对您有所帮助.

Microsoft Outlook电子邮件

下面,我们将引导您完成所有必要的最重要的设置,以支撑Outlook。我们还将说明如何开始发送​​具有高度加密功能的电子邮件,以确保保护您的数据免遭窥探和黑客攻击.

设置密码以保护您的Outlook数据文件

无论您使用独立版本的Outlook(2007、2010、2016、2020)还是Office 365上的Outlook,您要做的第一件事就是为Outlook数据文件(.pst)设置密码。这样可以确保如果其他人使用您的计算机,或者在您离开键盘时尝试访问Outlook,则无法访问您的个人数据.

设置密码后,启动Outlook和打开a.pst文件时都会提示您输入密码。.

  1. 打开Outlook,然后单击 文件 窗口左上方的标签
  2. 点击 帐号设定 > 帐号设定

    微软帐户设置

  3. 选择“数据文件”选项卡,然后突出显示要用密码保护的Outlook数据文件(.pst)。在Office 365上,您将看到各种类型的Outlook数据文件(.pst文件),包括存档文件和收件箱文件。您想用密码保护收件箱数据文件(inbox.pst)-因此,双击该文件.
  4. 点击 更改密码

    更改个人文件夹下的密码

  5. 现在,在 新密码验证密码 盒子。密码应具有鲁棒性,因此请确保密码混合使用大写和小写字母,数字和符号.
  6. 请点击 并设置密码.

请记住,如果忘记密码,您将被锁定在Outlook数据文件之外。 Microsoft无法检索丢失的密码或帐户。因此,您必须确保可以记住密码-或已将其保存在安全的密码管理器中.

选择一个强密码

无论您是选择登录Office 365还是Outlook数据文件的密码,选择一个强密码都是至关重要的.

请记住,如果在公司或学校使用Outlook,则可能在Microsoft Exchange服务器上。在这种情况下,您需要与本地系统管理员联系以设置密码.

您使用的每个密码(对于您拥有的每个在线帐户)都应该是唯一的。如果一个人正巧被入侵,这将阻止黑客访问辅助帐户。强密码需要包含大写和小写字母,数字和符号.

密码越长,密码越安全。因此,建议使用密码管理器,以便使用强壮的唯一密码来保护Outlook(以及所有其他帐户)。永远不要选择明显的密码,例如生日,宠物的名字以及其他可能被猜到的信息.

此外,切勿将密码放在容易发现的地方。粘贴在计算机显示器上的便签纸上的密码可能很方便,但是它也使任何可以访问PC的人都可以轻松访问您的帐户.

设置双因素身份验证

如果已转到在Office 365上使用Outlook,建议您设置双因素身份验证(2FA)。这将提高您的Office 365帐户的安全性并保护您的所有电子邮件.

使用在线Office 365版本的Outlook意味着始终需要密码和2FA方法才能登录。但是,值得注意的是,如果您使Web客户端保持登录状态,那么当您不在时,有人可以访问您的电子邮件。你的电脑。因此,重要的是要确保您定期注销.

将项目设为私人

在Exchange服务器上使用Outlook的任何人都可以在创建项目时选择将其设为私有。将项目设为私有后,Exchange服务器上的其他用户将无法访问该项目的任何特定详细信息.

要将项目设为私有,请在创建项目时单击其旁边的私有复选框。请记住,除非您明确拒绝他们,否则其他有权访问您文件夹的用户将可以打开项目.

因此,为确保物品不被窃取,您必须选择 选件 在里面 工具菜单 然后点击 代表们 标签。现在,选择一个用户并单击 权限 取消选择 代表可以看到我的私人物品 复选框。您将需要撤消每个用户的访问权限.

保护您的文件夹

密码保护单个文件夹是阻止任何人访问您的私人数据的绝佳方法。在繁忙的办公室中,这是至关重要的,因为在这里,人们可以随意走动而不必注意周围的办公桌。为您的个人文件夹设置密码:

  1. 右键单击您的顶级文件夹,通常称为 个人资料夹
  2. 选择 个人文件夹的属性
  3. 在上 一般 标签点击 高级
  4. 请点击 更改密码并 在两个字段中输入安全密码

选择中 将此密码保存在您的密码列表中 将允许黑客(或爱管闲事的同事,家庭成员或室友)轻松绕过此密码保护。因此,请勿单击此按钮,而要确保您记住密码或将其存储在安全的密码管理器中.

值得注意的是,您不能用密码保护单个子文件夹。您只能用密码保护顶层文件夹中的所有内容.

更新展望

会定期发现针对浏览器和软件的新漏洞。因此,定期更新Outlook版本,浏览器和操作系统非常重要。.

使用Windows Defender的最新安全补丁来更新系统,并确保您具有最新的防病毒软件-可以阻止您成为病毒,间谍软件,rootkit和木马的受害者,这些病毒也可能使黑客能够访问您的Outlook电子邮件.

若要检查更新,请登录Office 365并转到Outlook 帐户信息 窗口。请点击 办公室帐号 在屏幕左侧的菜单窗格中。现在将显示“ Microsoft产品信息”窗口。点击 跟着Office更新 通过 现在更新 下载并安装最新版本。如果您正在运行Office应用程序,则系统可能会提示您重新启动它们,并使计算机重新启动以正确完成更新.

查找受信任的发件人图标

收到电子邮件时,检查绿色盾牌和受信任的发件人消息非常重要。这将使您可以检查收件箱中邮件的安全性,尤其是当您怀疑某些邮件到达时.

只要邮件到达Outlook中没有受信任的发件人图标,就值得与发件人进行检查以验证他们是否确实发送了该邮件;如果不是,那可能是网络钓鱼攻击.

将联系人添加到安全和已阻止的发件人列表

将发件人添加到“阻止的发件人”列表中会强制其邮件进入“垃圾邮件”文件夹。这是确保自动过滤掉不需要的电子邮件的好方法.

定期更新您的Microsoft帐户的密码

除了更新Outlook数据文件和文件夹的密码外,还必须确保定期更新在线Microsoft帐户的密码。这样做,请按照下列步骤操作:

  1. 登录到您的Microsoft帐户,然后单击 个人资料图标 在右上方.
  2. 选择 查看微软帐户 从下拉菜单.
  3. 请点击 安全 从屏幕顶部显示的菜单中.
  4. 请点击 更改密码 从“安全性基础”菜单中.
  5. 通过电子邮件或短信验证您的身份.
  6. 输入您的旧密码,然后输入新密码(您需要输入两次以进行设置).

定期更新密码可以防止暴力攻击和网络钓鱼,这可能会使您的旧密码容易受到入侵者的攻击。为了安全起见,您可以将其设置为提醒您每72天更新一次密码。如果您有密码管理器,则可以在每次要求更新密码时使用它自动生成一个强密码。.

登录前检查地址栏

无论您使用的是Outlook还是Office 365,始终值得检查地址栏中的URL,以检查您是否实际登录了官方网站。从电子邮件或网站中的链接登录到您的帐户可能会导致您不小心将登录凭据交给了黑客.

使用加密在Office 365中发送电子邮件

确保电子邮件在传输中受到保护的唯一方法是使用端到端加密来保护电子邮件。 Outlook for Office 365使用户能够使用S / MIME加密和Office 365邮件加密发送电子邮件.

S / MIME

安全/多功能Internet邮件扩展(S / MIME)是一种广泛使用的协议,用于发送经过数字签名和加密的电子邮件。这是Outlook随附的最推荐的加密.

要在Outlook中使用S / MIME,发送者和接收者都必须具有支持S / MIME标准的邮件应用程序。要使用S / MIME加密发送消息,还必须将S / MIME证书添加到计算机上的钥匙串中。在计算机上设置证书后,需要在Outlook中进行设置:

  1. 请点击 文件 在菜单中,然后是 选件 > 信托中心 > 信任中心设置.
  2. 选择 电邮安全 从左侧的窗口.
  3. 加密的电子邮件, 点击 设定值.
  4. 在里面 证书和算法部分, 点击 选择 并选择S / MIME证书.
  5. 点击

信息权限管理

Office 365邮件加密称为信息权限管理(IRM)。它是Outlook中提供的一种加密方法。要使用IRM,发件人必须具有Office 365邮件加密,该加密包含在O365 E3许可证中.

要使用这种加密方法,请在邮件的撰写窗口中单击“选项”。选择加密,然后选择所需的设置。仅对也使用Exchange Online的订阅者(Office ProPlus用户)启用仅加密功能.

在Office 2010或2013中加密电子邮件

在Office 2010中加密邮件时,您可以选择加密单个邮件或加密所有外发邮件。要加密单个消息,请按照下列步骤操作:

  1. 撰写一条消息,然后单击 选件 标签.
  2. 更多选择, 点击右下角的小箭头.
  3. 选择 安全设定 其次是 加密邮件内容和附件 复选框.
  4. 撰写您的消息,然后单击 发送.

如果您选择默认情况下对所有邮件进行加密,那么您就可以编写和发送邮件,而无需进行任何操作。但是,您必须记住,为了使收件人解密这些邮件,他们将需要您的数字ID。要加密所有消息,请按照下列步骤操作:

  1. 点击 文件 右上角的标签.
  2. 请点击 选件 > 信托中心 > 信任中心设置.
  3. 点击 电子邮件安全性选项卡, 和下 加密的电子邮件 选择 加密外发邮件的内容和附件 复选框.
  4. 要选择要使用的特定证书(S / MIME或Exchange Server安全性),请单击 设定值.

使用Mailvelope

如果您希望使用强大的PGP加密从Outlook内部发送电子邮件,则必须使用第三方扩展Mailvelope。好消息是Mailvelope非常易于使用,可让您将PGP加密的电子邮件发送给任何支持PGP的电子邮件提供商.

设置IP过滤

确保Office 365和Outlook安全的另一种方法是禁止对企业的云服务进行Extranet访问。通过限制哪些IP地址可以访问您的Office 365帐户,即使黑客设法获得了帐户凭据和密码,黑客也无法访问Outlook。.

但是,值得注意的是,启用此功能将意味着仅通过设置VPN即可从办公室以外的工作人员使用电子邮件帐户.

结论

Outlook具有许多本机安全功能,可用于确保对电子邮件进行良好的保护。无论您使用的是Outlook的较早版本还是Office 365订阅服务随附的最新版本,此指南都将帮助您利用尽可能多的安全设置。.

如果要采取其他措施来保护Windows PC,则应考虑使用Windows VPN.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
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