Můžete udržovat Microsoft Outlook bezpečnější?

Pokud stejně jako mnozí na celém světě používáte aplikaci Microsoft Outlook k odesílání a přijímání osobních nebo obchodních e-mailů, možná vás zajímá, zda je ještě více možné chránit váš účet. E-maily mohou obsahovat mnoho citlivých informací, takže je přirozené chtít pochopit funkce ochrany osobních údajů a zabezpečení, které jsou součástí aplikace Outlook. Pokud všechny tyto funkce aktuálně nepoužíváte, váš e-mailový účet nemusí být tak bezpečný, jak by mohl být. Naštěstí vám tento průvodce pomůže.

E-mail aplikace Microsoft Outlook

Níže vás provedeme všemi nejdůležitějšími nastaveními potřebnými k rozšíření aplikace Outlook. Vysvětlíme také, jak začít odesílat e-maily se silným šifrováním, abychom zajistili, že vaše data budou chráněna před snoopingem a hackery.

Nastavte heslo k ochraně datových souborů aplikace Outlook

Ať už používáte samostatnou verzi aplikace Outlook (2007, 2010, 2016, 2020) nebo Outlook na Office 365, první věc, kterou byste měli udělat, je nastavení hesla pro datové soubory aplikace Outlook (.pst). Tím zajistíte, že vaše osobní údaje nebudou přístupné, pokud váš počítač používá někdo jiný - nebo se pokusí o přístup k aplikaci Outlook, když jste mimo klávesnici..

Jakmile je heslo nastaveno, budete vyzváni k zadání hesla jak při spuštění aplikace Outlook, tak při otevření souboru a.pst.

  1. Otevřete aplikaci Outlook a klikněte na ikonu soubor v levé horní části okna
  2. Klikněte na Nastavení účtu > Nastavení účtu

    nastavení účtu Microsoftu

  3. Vyberte kartu datové soubory a zvýrazněte datový soubor Outlook (PST), který chcete chránit heslem. Na Office 365 uvidíte různé typy datových souborů aplikace Outlook (soubory PST), včetně archivního souboru a souboru doručené pošty. Chcete heslem chránit datový soubor doručené pošty (inbox.pst) - tak na něj dvakrát klikněte.
  4. Klikněte na Změnit heslo

    změnit heslo v osobních složkách

  5. Nyní zadejte heslo do Nové heslo a Potvrďte heslo krabice. Heslo by mělo být robustní, takže se ujistěte, že se jedná o kombinaci velkých a malých písmen, čísel a symbolů.
  6. Klikněte na OK a heslo bude nastaveno.

Nezapomeňte, že pokud zapomenete heslo, bude váš datový soubor aplikace Outlook uzamčen. Společnost Microsoft nemůže načíst ztracená hesla nebo účty. Musíte se proto ujistit, že si pamatujete své heslo - nebo že jste je uložili do bezpečného správce hesel.

Vyberte silné heslo

Bez ohledu na to, zda vyberete heslo pro přihlášení do Office 365 nebo do datového souboru aplikace Outlook, je důležité vybrat silné heslo.

Nezapomeňte, že pokud používáte aplikaci Outlook v práci nebo ve škole, je možné, že používáte Microsoft Exchange server. Pokud se jedná o tento případ, budete muset s místním správcem systému hovořit, abyste si nastavili heslo.

Každé heslo, které používáte (pro každý online účet, který vlastníte), by mělo být jedinečné. To zabrání hackerům v přístupu na sekundární účet v případě, že dojde k proniknutí. Silná hesla musí obsahovat horní a dolní znaky, čísla a symboly.

Čím déle bude heslo, tím bezpečnější bude. Z tohoto důvodu je vhodné použít správce hesel k ochraně vašeho Outlook (a všech vašich ostatních účtů) silnými jedinečnými hesly. Nikdy nevybírejte jasná hesla, jako jsou narozeniny, jména domácích mazlíčků a další informace, které by se mohly uhodnout.

Kromě toho nikdy nenechávejte své heslo ležet někde tam, kde je snadné najít. Heslo na poznámce post-it, která je přilepená k monitoru počítače, může být výhodné, ale také poskytuje každému přístup k vašemu počítači snadný přístup k vašemu účtu.

Nastavení autorizace duálního faktoru

Pokud jste se přestěhovali do aplikace Outlook na Office 365, doporučujeme vám nastavit duální faktor auth (2FA). Tím se zvýší zabezpečení vašeho účtu Office 365 a ochrání se všechny vaše e-maily.

Používání online verze aplikace Office 365 aplikace Outlook znamená, že pro přihlášení se vždy potřebujete heslo a metodu 2FA. Je však třeba poznamenat, že pokud necháte přihlášeného webového klienta - někdo mohl přistupovat k vašim e-mailům, když jste mimo dosah tvůj počítač. Z tohoto důvodu je důležité zajistit pravidelné odhlášení.

Nastavit položky jako soukromé

Kdokoli, kdo používá aplikaci Outlook na serveru Exchange, se může při vytváření položek rozhodnout, že budou položky soukromé. Když nastavíte položku jako soukromou, nebudou mít ostatní uživatelé na serveru Exchange přístup k žádným konkrétním podrobnostem o této položce.

Chcete-li položky označit jako soukromé, při jejich vytváření zaškrtněte políčko soukromé. Nezapomeňte, že ostatní uživatelé s povolením přístupu k vašim složkám budou moci otevírat položky, pokud jim výslovně nezakážete přístup.

Chcete-li tedy zajistit, aby položky zůstaly soukromé, musíte si vybrat Možnosti v Nabídka nástrojů a klikněte na Delegáti tab. Nyní vyberte uživatele a klikněte na Oprávnění zrušit výběr Delegát může vidět mé soukromé položky Zaškrtávací políčko. Budete muset zrušit přístup pro každého jednotlivého uživatele.

Zabezpečte své složky

Ochrana jednotlivých složek heslem je vynikajícím způsobem, jak zabránit každému v přístupu k vašim soukromým datům. To může být rozhodující v rušné kanceláři, kde si lidé mohou volně procházet stoly bez povšimnutí. Nastavení hesla pro osobní složky:

  1. Klikněte pravým tlačítkem na složku nejvyšší úrovně, která se obvykle nazývá Osobní složka
  2. Vybrat Vlastnosti osobních složek
  3. Zatímco na Všeobecné klepněte na kartu Pokročilý
  4. Klikněte na Změňte heslo a do obou polí zadejte bezpečné heslo

Výběr Uložte toto heslo do svého seznamu hesel umožní hackerovi (nebo zvědavému kolegovi, rodinnému příslušníkovi nebo spolubydlícímu) snadno obejít tuto ochranu heslem. Neklikejte na toto a místo toho se ujistěte, že si pamatujete své heslo nebo je uložíte do bezpečného správce hesel.

Stojí za zmínku, že nemůžete chránit heslem jednotlivé podsložky. Můžete chránit pouze heslo před složkou nejvyšší úrovně.

Aktualizujte aplikaci Outlook

Pravidelně jsou objevována nová zranitelnost prohlížečů a softwaru. Z tohoto důvodu je důležité pravidelně aktualizovat verzi aplikace Outlook, prohlížeč a operační systém.

Pokud budete systém aktualizovat pomocí nejnovějších oprav zabezpečení programu Windows Defender a také budete mít k dispozici aktuální antivirový software, přestanete se stávat oběťmi virů, spywaru, rootkitů a trojských koní, které mohou hackerům také poskytnout přístup vaše e-maily aplikace Outlook.

Chcete-li zkontrolovat aktualizace, přihlaste se k Office 365 a přejděte do aplikace Outlook Informace o účtu okno. Klikněte na Kancelářský účet v podokně nabídky vlevo od obrazovky. Zobrazí se okno Informace o produktu společnosti Microsoft. Klikněte na Následovaly aktualizace Office podle Nyní aktualizovat stáhnout a nainstalovat nejnovější verzi. Pokud máte spuštěné kancelářské aplikace, můžete být vyzváni k jejich restartování a počítači, aby aktualizace byly správně dokončeny.

Vyhledejte ikonu důvěryhodného odesílatele

Při přijímání e-mailů je důležité zkontrolovat zelený štít a zprávu důvěryhodného odesílatele. To vám umožní zkontrolovat bezpečnost zprávy, která se zobrazí ve vaší doručené poště, zejména pokud přijde něco, o kterém máte podezření.

Kdykoli v aplikaci Outlook přijde zpráva, která nemá ikonu důvěryhodného odesílatele, vyplatí se zkontrolovat u odesílatele a ověřit, zda zprávu skutečně odeslali; pokud ne, mohl by to být phishingový útok.

Přidejte kontakty do seznamů bezpečných a blokovaných odesílatelů

Přidání odesílatele do seznamu blokovaných odesílatelů přinutí jejich zprávy přejít do složky Nevyžádaná pošta. Je to dobrý způsob, jak zajistit, aby byly nežádoucí e-maily automaticky odfiltrovány.

Pravidelně aktualizujte heslo pro svůj účet Microsoft

Kromě aktualizace hesla pro datové soubory a složky aplikace Outlook je důležité zajistit, abyste pravidelně aktualizovali heslo pro svůj online účet Microsoft. Postupujte takto:

  1. Přihlaste se ke svému účtu Microsoft a klikněte na ikonu ikona profilu v pravém horním rohu.
  2. Vybrat Zobrazit účet Microsoft z rozbalovací nabídky.
  3. Klikněte na Bezpečnostní z nabídky, která se zobrazí v horní části obrazovky.
  4. Klikněte na Změnit heslo z nabídky základního zabezpečení.
  5. Ověřte svou totožnost pomocí e-mailu nebo textového kódu.
  6. Zadejte staré heslo a nové heslo (pro jeho nastavení budete muset zadat dvakrát).

Aktualizace hesla pravidelně chrání před útoky brutálními silami a phishingem, díky nimž mohlo být vaše staré heslo zranitelné vůči vetřelcům. Chcete-li být v bezpečí, můžete nastavit, aby vám připomínalo aktualizaci hesla každých 72 dní. Pokud máte správce hesel, můžete jej použít k automatickému generování silného hesla pokaždé, když budete požádáni o jeho aktualizaci.

Před přihlášením zkontrolujte adresní řádek

Ať už používáte aplikaci Outlook nebo Office 365, vždy stojí za to zkontrolovat adresu URL v adresním řádku a zkontrolovat, zda se skutečně přihlašujete na oficiální web. Přihlašování do účtu pomocí odkazu v e-mailu nebo webu může mít za následek nechtěné předání přihlašovacích údajů hackerovi.

K odesílání e-mailů v Office 365 použijte šifrování

Jediným způsobem, jak zajistit, aby byly e-maily chráněny při přenosu, je zabezpečit je šifrováním typu end-to-end. Aplikace Outlook pro Office 365 poskytuje uživatelům možnost odesílání e-mailů pomocí šifrování S / MIME a šifrování zpráv Office 365.

S / MIME

Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S / MIME) je široce používaný protokol pro odesílání digitálně podepsaných a šifrovaných e-mailových zpráv. Toto je nejvíce doporučené šifrování, které je součástí aplikace Outlook.

Chcete-li použít S / MIME v aplikaci Outlook, musí mít odesílatel i příjemce poštovní aplikaci, která podporuje standard S / MIME. Chcete-li odeslat zprávu pomocí šifrování S / MIME, je také nutné do keychainu v počítači přidat certifikát S / MIME. Po nastavení certifikátu v počítači je třeba jej nastavit v aplikaci Outlook:

  1. Klikněte na Soubor v nabídce následuje Možnosti > Trust Center > Nastavení centra důvěryhodnosti.
  2. Vybrat Zabezpečení e-mailu z okna vlevo.
  3. Pod Šifrovaný e-mail, klikněte Nastavení.
  4. V Sekce certifikátů a algoritmů, klikněte Vybrat a rozhodněte se pro certifikát S / MIME.
  5. klikněte OK

Správa informačních práv

Office 365 Message Encryption se nazývá Správa práv k informacím (IRM). Je to metoda šifrování, která je k dispozici v aplikaci Outlook. Aby mohl odesílatel používat IRM, musí mít Office 365 Message Encryption, které je zahrnuto v licenci O365 E3.

Chcete-li použít tuto metodu šifrování, klikněte v okně pro psaní zprávy na Možnosti. Vyberte šifrování a vyberte požadované nastavení. Funkce Šifrovat pouze je povolena pouze pro předplatitele (uživatelé Office ProPlus), kteří také používají Exchange Online.

Šifrování e-mailů v sadě Office 2010 nebo 2013

Pokud jde o šifrování zpráv v rámci sady Office 2010, máte možnost zašifrovat jednu zprávu nebo zašifrovat všechny odchozí zprávy. Chcete-li zašifrovat jednu zprávu, postupujte takto:

  1. Napište zprávu a klikněte na ikonu Možnosti tab.
  2. v Více možností, klepněte na malou šipku v pravém dolním rohu.
  3. Vybrat Bezpečnostní nastavení následovaný Šifrovat obsah zprávy a přílohy Zaškrtávací políčko.
  4. Napište zprávu a potom klikněte na Poslat.

Pokud se rozhodnete šifrovat všechny zprávy ve výchozím nastavení, budete je moci psát a odesílat, aniž byste v daném okamžiku něco dělali. Musíte si však pamatovat, že aby příjemce mohl dešifrovat ty zprávy, bude potřebovat vaše digitální ID. Chcete-li zašifrovat všechny zprávy, postupujte takto:

  1. Klikněte na ikonu Soubor karta vpravo nahoře.
  2. Klikněte na Možnosti > Trust Center > Nastavení centra důvěryhodnosti.
  3. Klikněte na ikonu Karta Zabezpečení e-mailu, a pod Šifrovaný e-mail vybrat Šifrovat obsah a přílohy pro odchozí zprávy Zaškrtávací políčko.
  4. Chcete-li vybrat konkrétní certifikát, který chcete použít (S / MIME nebo Exchange Server Security), klikněte na Nastavení.

Použijte poštovní obálky

Pokud dáváte přednost odesílání e-mailů z aplikace Outlook pomocí silného šifrování PGP, bude nutné použít rozšíření Mailvelope od třetích stran. Dobrou zprávou je, že Mailvelope se velmi snadno používá a umožní vám posílat e-maily šifrované PGP každému poskytovateli e-mailu, který podporuje PGP..

Nastavení filtrování IP

Dalším způsobem, jak zajistit, aby byly vaše Office 365 a Outlook bezpečné, je zakázat extranetový přístup k cloudovým službám vaší firmy. Omezením toho, které IP adresy mohou přistupovat k vašemu účtu Office 365, není možné, aby hacker přistupoval k aplikaci Outlook, i když se jim podaří získat pověření účtu a heslo.

Je však třeba poznamenat, že povolení této funkce bude znamenat, že e-mailové účty jsou k dispozici pouze zaměstnancům mimo kancelář nastavením VPN.

Závěr

Aplikace Outlook obsahuje řadu nativních funkcí zabezpečení, které lze použít k zajištění dobré ochrany e-mailů. Bez ohledu na to, zda používáte mírně starší verzi aplikace Outlook nebo nejnovější verzi, která je dodávána se službou předplatného sady Office 365 - tato příručka vám pomůže využít co nejvíce nastavení zabezpečení, jak je to možné.

Pokud chcete podniknout další opatření pro zabezpečení počítače se systémem Windows, měli byste zvážit použití sítě Windows VPN.

Brayan Jackson
Brayan Jackson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me